O cartório, ao observar que foi determinada a citação ou intimação de entidade da administração direta ou indireta, deverá por primeiro verificar se o ente público está cadastrado no Sistema Hermes - Malote Digital, da forma descrita no Provimento-CSM nº 363/2016 e no roteiro Fazenda Pública no Malote Digital:
Antes de iniciar os procedimentos, o cartório deve se atentar para as peculiaridades que envolvem o cumprimento de atos por meio do malote digital. Leia com atenção as seguintes considerações (clique no link a seguir):
Localizado o ente público que se deseja citar ou intimar por meio do malote digital (item acima), o servidor providenciará imediatamente a expedição da Carta de Citação ou Termo de Intimação, conforme o caso, devendo constar no rodapé do documento o endereço eletrônico da Vara (e-mail).
Para tanto, foram disponibilizados Modelos da Instituição:
a) Código 502460: PJMS - REG - Termo de Vista - Intimação - Fazenda Pública - Malote Digital (CPC 2015);
b) Código: 502461: PJMS - REG - Carta de Citação - Fazenda Pública - Malote Digital (CPC 2015).
Após a assinatura do expediente, o servidor deverá fazer a conversão do documento para o formato PDF, selecionar no Malote Digital a entidade para a qual será enviado o documento e, na sequência, selecionar “Avançar”.
Ao converter o documento em PDF, recomenda-se que o arquivo seja salvo com o nome "Nº do Processo-página decisão judicial-Ato que está sendo praticado" (ex.: “9999999-99.999-p.10-citação”), a fim de facilitar a posterior busca pelo recibo de leitura daquele documento no Malote Digital. |
Na tela seguinte será preenchido o campo “Assunto” com as informações referentes ao(s) documento(s) que será(ão) enviado(s): o número do processo; a página da decisão judicial e; o ato que está sendo praticado.
No campo “Assunto” do Malote devem constar pelo menos:
RECOMENDA-SE a utilização do formato: Número do Processo/Página/Ato" (ex.: “9999999-99.999/p.10/citação”), para posterior identificação do documento no Recibo de Leitura, facilitando a busca no Malote Digital e o trabalho das procuradorias. Tal formato foi definido na decisão homologada nos autos do Pedido de Providências nº 126.152.0110/2017. |
O §3º do art. 1º do Prov. 363/2016 prevê o encaminhamento de senha ao invés da contrafé. A senha poderá ser encaminhada em anexo ou inserida no corpo do texto da carta de citação.
Caso seja necessário encaminhar a senha do processo anexada à carta de citação/intimação, o anexo também deverá constar logo em seguida no campo “Assunto” do Malote. Recomenda-se a utilização do formato: "Número do Processo/Página/Ato"; "Senha do processo nº".
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Os documentos correspondentes à citação/intimação no formato PDF serão selecionados, adicionados e enviados.
É possível o envio de mais de um documento para o mesmo órgão, desde que no campo “Assunto” constem as informações de todos os documentos que foram encaminhados, e seja respeitado o limite máximo de upload do Malote, que é de 10 MB.
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Após, o servidor deverá juntar nos autos o comprovante de envio da citação/intimação do ente público pelo Malote Digital, selecionando a peça “8449 - Extrato de envio – Malote Digital”.
Sendo necessária a intimação do ente público e também do seu representante, deverão ser feitas ambas as intimações, cada qual da forma devida. Por exemplo, Mandado de Segurança com decisão para intimar o Estado e o Governador: O Estado (PGE) deverá ser intimado por meio da integração SAJ-PGE.Net, e o Governador por mandado ou CP. |
Após o envio da citação/intimação, o órgão público possui o prazo de até 10 dias corridos para efetivar a consulta eletrônica ao documento (§2º do art. 1º do Prov. 363/2016), o que pode ser verificado pelo extrato de leitura do Malote Digital.
A partir da leitura pelo órgão, este é considerado devidamente citado/intimado e, sendo o caso, inicia-se o seu prazo para se manifestar nos autos.
Exemplo de Comprovante de Documento Enviado e Lido que deve ser anexado ao processo:
Não efetuada a consulta pelo órgão público em até 10 dias corridos do envio, considera-se que foi automaticamente realizada na data do término deste prazo, iniciando-se no próximo dia útil a contagem do prazo para manifestação (citação/intimação) nos autos.
Exemplo de Comprovante de Documento Enviado e Não Lido que deve ser anexado ao processo:
A fim de facilitar o controle pelo cartório, sugere-se que efetue diariamente a consulta no Malote Digital com o intuito de verificar os documentos que foram lidos no dia anterior.
O recibo de leitura do Malote Digital tem a mesma importância que o Aviso de Recebimento (AR), ou seja, trata-se de um comprovante das partes demonstrando a data que teve ciência do ato. Desta forma, é necessário que conste no campo “Assunto” do Malote o(s) número(s) do(s) processo(s) para comprovar a qual(is) feito(s) o extrato corresponde, sendo obrigatório que o recibo de leitura seja importado para os autos, mesmo que tenha sido apresentada manifestação pela parte. |
A consulta dos documentos lidos pode ser realizada por meio do menu "Enviados e Lidos", inserindo-se a "Data de Envio Inicial" e a "Data de Envio Final", e em seguida clicando em "Pesquisar". Como resultado aparecerão os documentos enviados na data selecionada e que já foram lidos, devendo o servidor acessar o recibo, imprimir em PDF, importar e liberar na pasta digital com a peça “8450 – Extrato de leitura - Malote Digital”.
Com o Código de Rastreabilidade também é possível efetuar a consulta dos documentos lidos, por meio do menu "Enviados", inserindo o “Código de Rastreabilidade” do documento que se quer consultar e em seguida clicar em "Pesquisar" .
Aparecerá o resultado da pesquisa, no qual deve ser clicado em "Detalhes", para visualizar os detalhes do documento, conforme demonstrado na figura que segue:
Será aberta a tela “Documentos – Detalhes”, onde, para visualizar o recibo de leitura deve-se clicar no ícone 
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É possível que decorra o prazo de 10 dias corridos sem que o ente público efetue a consulta ao documento.
Ocorrendo isso, o servidor obterá o extrato do Malote Digital indicando a ausência de leitura por meio do menu "Enviados e Não Lidos", inserindo-se a "Data de Envio Inicial" e a "Data de Envio Final" e, em seguida, clicando em "Pesquisar".
Como resultado aparecerá(ão) o(s) documento(s) enviado(s) na data selecionada e que ainda não foi (foram) lido(s), devendo o servidor acessar o recibo, imprimi-lo em PDF, importar e liberar na pasta digital com a peça “ 8450 – Extrato de leitura - Malote Digital”.
Caso o servidor queira realizar a consulta de documentos que foram enviados e que não tenham sido lidos com o Código de Rastreabilidade, poderá fazê-la por meio do menu "Enviados", inserindo o “Código de Rastreabilidade” do documento a ser consultado e em seguida clicar em"Pesquisar" .
Clicando no ícone “Detalhes”, surgirá a tela “Documentos – Detalhes”:
Após, acessando “Recibo de Envio”, será impresso o recibo constando que o documento não foi lido, ficando sem preenchimento os campos: “Data da Leitura” e “Lido Por”.
Se constar o Recibo de Leitura como “lido”, mas a leitura só foi realizada após os 10 dias corridos do envio do Malote ao ente público (prazo para ciência), o servidor deverá considerar que a leitura se deu no 10º dia para fins de certificação do prazo. |
Para a citação/intimação por Malote Digital, o cartório deverá adotar a melhor forma de controlar os dois prazos (os 10 dias corridos da ciência + o prazo da manifestação).
O ente público possui o prazo de até 10 dias corridos para efetivar a consulta eletrônica ao documento (§2º do art. 1º do Prov. 363/2016). Os prazos das filas dos fluxos de trabalho de competência cível são sempre contados em dias úteis. |
DISPONIBILIZAÇÃO DA CALCULADORA DE PRAZOS DO TJMS: Para facilitar a contagem (em dias úteis e corridos) e o controle do prazo da citação/intimação realizada por Malote Digital, foi disponibilizada uma ferramenta chamada “Calculadora de Prazos TJMS”, a qual pode ser acessada na página da Corregedoria, no item ”Portal Judicial”, bem como nos “Links Importantes” do SAJ (tela inicial). Por meio dela, é possível: a) identificar a data do vencimento dos prazos em dias úteis e/ou corridos; b) identificar o número de dias úteis e/ou corridos que transcorreram quando se tem a data do vencimento do prazo; c) identificar a data do vencimento do prazo, considerando a soma de dias corridos e de dias úteis (para o caso de o cartório adotar uma só fila para este controle). |
a) controle dos prazos em 2 filas:
O controle do prazo poderá ser feito separadamente em duas filas (na fila de prazo para os 10 dias corridos da ciência, e na fila específica do ato para o prazo da citação/intimação).
Para calcular a data final do prazo em dias corridos, poderá ser usada a “Calculadora de Prazos do TJMS”. Depois, basta inserir a “Data final em dias corridos” encontrada na calculadora no campo “Vencimento” da fila de prazo para a qual o processo será movido.
Na fila que controla prazo, sugere-se também a utilização da coluna “Observação da fila” para indicar os processos que estão aguardando a ciência do ente público por meio do Malote, colocando a palavra “MALOTE” para posterior filtragem e controle.
Encerrado o prazo da 1ª fila para a ciência do ente (10 dias corridos), o servidor deverá juntar o comprovante de leitura (lido ou não lido) e depois mover o processo para a fila de controle do prazo da citação/intimação (para dar início à contagem do prazo para manifestação).
b) controle dos prazos em 1 fila:
Poderá também ser adotada apenas uma fila para o controle de ambos os prazos.
Se for adotado este procedimento, o processo poderá permanecer na mesma fila até que termine o prazo total da ciência + citação/intimação. Após o vencimento do processo na fila, o cartório fará a certificação dos prazos, se necessário.
Assim, ao enviar o processo para a fila de prazo, o servidor deverá somar os prazos que o ente possui (10 dias corridos + dias úteis da manifestação), e lançar o resultado da soma como data de vencimento do processo na fila. Para somar os prazos (corridos e úteis), poderá ser usada a 3ª função: “Calculadora Combinada de Dias Corridos e Úteis” da “Calculadora de Prazos do TJMS”.
A data de vencimento do processo na fila poderá não ser a mesma do decurso de prazo para a citação/intimação, principalmente se o ente público efetuar a consulta ao Malote Digital antes de vencidos os 10 dias corridos. |
Por exemplo: o Juiz determina a intimação do INSS para se manifestar acerca do Laudo Pericial no prazo de 15 dias (este prazo deve ser em dobro, portanto de 30 dias). Assim, apesar de o ente ter até 10 dias corridos para efetuar a consulta ao Malote Digital, pode ocorrer que ele consulte o documento no 5º dia, data em que se dará por intimado, iniciando-se no próximo dia útil seguinte o prazo de 30 dias úteis para se manifestar.
Independentemente da forma escolhida, o servidor sempre deverá:
Havendo manifestação do ente (esse controle poderá ser feito pela fila de juntada): verificar se já foi anexado aos autos o extrato de leitura do Malote. Se não foi, providenciar sua juntada e dar o devido andamento;
Decorrido o prazo sem manifestação do ente: verificar se foi anexado o extrato de recibo de leitura do Malote (ou o extrato de que não houve a leitura); Se não foi, anexar aos autos o comprovante e certificar a data em que ocorreu o decurso de prazo, considerando o dia em que o órgão efetuou a leitura do Malote ou a data do decurso dos 10 dias corridos, dependendo o caso; em seguida, dar o devido andamento.
Não imprima! Orientação sujeita a alterações.