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Um dos requisitos básicos do projeto era propiciar amplo conhecimento a servidores e juízes acerca do trabalho que vinha sendo realizado. O convencimento dos benefícios desta nova ferramenta aos envolvidos foi considerado essencial para aumentar as chances de sucesso do projeto.

Para atender este requisito, foi elaborado um planejamento de capacitação, conforme pode ser observado na EAP e cronograma do projeto. Este planejamento envolveu a definição de conteúdo, elaboração de material, definição das turmas e convocação.

A execução deste planejamento resultou na geração de alguns documentos. O primeiro documento gerado define o conteúdo programático da capacitação para servidores e para juízes, o que pode ser visualizado no Anexo II – Conteúdo Programático de Leilão Eletrônico. Com base neste conteúdo foram elaboradas duas apresentações em Power Point, as quais podem ser visualizadas no Anexo III – Conceitos de Leilão Eletrônico e Anexo IV – Regulamentação do Leilão Eletrônico no PJMS. A fase de Levantamento de Informações e Definições do projeto criou o fluxo do processo de trabalho do cartório em alto nível quando utilizada a ferramenta de Leilão Eletrônico. Através desta definição, na atividade de elaboração de material foi criado um documento com este fluxo devidamente descrito. Ele tem por objetivo não apenas esclarecer o procedimento quando utilizado o Leilão Eletrônico, como também padronizar a forma de trabalho nos cartórios. Este documento pode ser visualizado no Anexo V – Fluxo de Trabalho de Leilão Eletrônico no PJMS.

No Anexo II é possível observar que, tanto para juízes quanto para servidores, foi definido um tempo para apresentação na prática um sistema de Leilão Eletrônico. A apresentação de um sistema foi considerada essencial pela equipe do projeto, pois seria possível apresentar a tecnologia do leilão eletrônico a juízes e servidores e então desmistificá-la, aumentando assim a confiança no projeto. Esta decisão causou uma série de preocupações, pois como apresentar apenas um sistema se poderia ser credenciada mais de uma empresa gestora? Apresentar os principais sistemas existentes seria inviável e desnecessário, uma vez que possuem funcionalidades similares. Decidiu-se então eleger um sistema de uma empresa com tradição e referências no mercado. No entanto, logo no início da apresentação para cada turma foi explicado, de forma muito clara, a imparcialidade da equipe do projeto e da comissão. Foi explicado que mais de uma empresa poderia ser credenciada e que, desta maneira, juízes e servidores poderiam trabalhar com um sistema diferente do que estava sendo apresentado. A estratégia adotada foi muito benéfica para o processo de conscientização, pois os usuários passaram a conhecer melhor a tecnologia e praticamente todos passaram a admirá-la.

Após as definições e agendamento das turmas e elaborações dos materiais, os trabalhos de capacitação foram realizados entre os dias 09/08/10 e 01/10/2010. Ao total foram criadas nove turmas de juízes e doze turmas de servidores. Foram capacitados 150 juízes e 290 servidores, sendo dois servidores por cada vara.

Os servidores responderam a um questionário de avaliação do trabalho de capacitação realizado. As questões foram elaboradas pela Secretaria da Escola do Servidor. As respostas destes questionários foram consolidadas para que tivéssemos um retorno sobre a aceitação do trabalho. A seguir o resultado de três questões:

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