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O planejamento do projeto nasceu da elaboração da EAP, a qual pode ser visualizada na imagem a seguir:

A seguir o Dicionário da EAP:

Id.

Pacote de Trabalho

Descrição

1.1

Análise da situação atual

Levantamentos dos pontos críticos e oportunidades de melhoria, suas causas e conseqüências. Este pacote realizou o estudo necessário para a definição da estratégia a ser seguida: terceirizar ou desenvolver solução própria

1.2

Alocação da equipe

Designação de funcionários para o projeto.

Definição da função de cada membro e disponibilidade de tempo exigida.

Definição de cada membro da equipe, por pacote de trabalho.

1.3

Elaboração do Plano de Projeto

Define como o projeto será executado, quais são os recursos, financeiros e humanos alocados.

2.1

Estudo e mapeamento do fluxo de trabalho para procedimento de leilão eletrônico

Analisar e realizar um mapeamento de um fluxo de trabalho padrão para leilão eletrônico a todos os cartórios.

2.2

Reavaliação e readequação do provimento que regulamenta o leilão eletrônico

Analisar o provimento publicado em setembro de 2009, pesquisar por outros provimentos, conversar com empresas especializadas e realizar adequações e melhorias para o projeto atual.

2.3

Definição das regras de credenciamento das empresas gestoras de leilão eletrônico

Definir quais os requisitos mínimos legais, de software e de infraestrutura para as empresas gestoras poderem se credenciar.

2.4

Criação da comissão de leilão eletrônico

Definir membros da comissão e publicar portaria de sua criação.

3.1

Apresentação ao corregedor e presidente as definições estabelecidas

Os resultados de trabalho dos itens 2.1, 2.2, 2.3 e 2.4 deverão ser apresentados para corregedor para ciência das regras e do rumo que o projeto está tomando.

4.1

Definição do conteúdo do treinamento para juízes e servidores

O conteúdo para treinamento deve ser elaborado sempre tomando como base os fatores críticos de sucesso apresentados na seção 10. O conteúdo deverá abranger: 1- Boas práticas de procedimento cartorário para trabalho com leilão eletrônico; 2- Fluxo de trabalho padronizado; 3- Novo Provimento; 4- Conceitos de Leilão Eletrônico; 5- Sistema de leilão eletrônico.

4.2

Planejamento das turmas de juízes e servidores a serem treinados

Em conjunto com a Secretaria da Escola do Servidor e Escola da Magistratura deverá ser realizado um planejamento para realizar o treinamento de servidores e juízes, incluindo: 1- Definição de turmas; 2- Definição de datas e horários;

4.3

Elaboração do material de treinamento

Baseado no conteúdo definido no item 4.1, a equipe deverá elaborar o material de treinamento a ser aplicados aos servidores e juízes;

4.4

Execução do treinamento

Após o planejamento, realizado no item 4.2, deverá ser executado o treinamento com atividades como: 1- Convocação dos servidores e juízes; 2- Reservas de laboratórios; 3- Pedidos de Diárias e 4- Ministrar o treinamento`.

5.1

Projeção da integração com a Conta Única

Deverá ser definida a estratégia de integração entre o Sistema de Gestão da Conta Única – SGCU e os sistemas das empresas gestoras. Assim os depósitos referentes aos pagamentos deverão ser efetuados diretamente em nossa Conta Única. Os dados de depósito deverão ser disponibilizados para as empresa gestoras.

5.2

Desenvolvimento dos Mecanismos de Integração

Com a estratégia definida, deverá ser realizada a implementação das funcionalidades para integração.

5.3

Testes e Homologação

Deverá ser realizada uma série de testes internos e então homologado com empresa gestora.

6.1

Elaboração do Edital

Concomitantemente com a etapa de treinamentos é possível dar início ao processo de credenciamento das empresas gestoras de leilão eletrônico. A primeira etapa seria a de Elaboração do Edital, baseado nas regras definidas pela atividade do item 2.3.

6.2

Publicação do edital para empresas gestoras se credenciarem

Após aprovação do Edital, ele deverá ser encaminhado para Assessoria Jurídica para publicação.

6.3

Realização do credenciamento

As empresas que forem enviando os documentos para credenciamento deverão passar para auditoria e, em caso de aprovação, será expedida portaria com publicação no Diário de Justiça.

7.1

Divulgação do resultado final ao Corregedor e Presidente

A partir da primeira empresa credenciada e dos usuários já treinados é possível fazer outra apresentação ao presidente e corregedor dos resultados obtidos até o momento.

7.2

Divulgação interna do novo procedimento de trabalho

Com a aprovação dá-se início à etapa de divulgação à sociedade, começando pela divulgação aos servidores do PJMS, através de notícias na intranet, folders e cartazes.

7.3

Divulgação externa do novo procedimento de trabalho

Posteriormente será realizada a divulgação externa através matérias e entrevistas na internet, jornal, rádio e televisão.

7.4

Início dos leilões eletrônicos

As matérias deverão ser publicadas alguns dias antes do início efetivo dos trabalhos com o leilão eletrônico.

8.1

Acompanhamento dos indicadores de desempenho

O projeto basicamente finaliza no item 7.4. As atividades de acompanhamento e melhoria deverão ser realizadas continuamente. Primeiramente devem ser definidos os indicadores de desempenho para se ter idéia da evolução dos leilões.

8.2

Planejamento das melhorias no processo

Baseado nos relatos de juízes, servidores e relatórios de desempenho, devem ser planejadas medidas de melhoria do procedimento de leilão eletrônico.

8.3

Execução das melhorias

As melhorias devem ser executadas de acordo com o planejamento realizado no item 8.2.

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