O planejamento do projeto nasceu da elaboração da EAP, a qual pode ser visualizada na imagem a seguir:
A seguir o Dicionário da EAP:
Id. |
Pacote de Trabalho |
Descrição |
1.1 |
Análise da situação atual |
Levantamentos dos pontos críticos e oportunidades de melhoria, suas causas e conseqüências. Este pacote realizou o estudo necessário para a definição da estratégia a ser seguida: terceirizar ou desenvolver solução própria |
1.2 |
Alocação da equipe |
Designação de funcionários para o projeto. |
1.3 |
Elaboração do Plano de Projeto |
Define como o projeto será executado, quais são os recursos, financeiros e humanos alocados. |
2.1 |
Estudo e mapeamento do fluxo de trabalho para procedimento de leilão eletrônico |
Analisar e realizar um mapeamento de um fluxo de trabalho padrão para leilão eletrônico a todos os cartórios. |
2.2 |
Reavaliação e readequação do provimento que regulamenta o leilão eletrônico |
Analisar o provimento publicado em setembro de 2009, pesquisar por outros provimentos, conversar com empresas especializadas e realizar adequações e melhorias para o projeto atual. |
2.3 |
Definição das regras de credenciamento das empresas gestoras de leilão eletrônico |
Definir quais os requisitos mínimos legais, de software e de infraestrutura para as empresas gestoras poderem se credenciar. |
2.4 |
Criação da comissão de leilão eletrônico |
Definir membros da comissão e publicar portaria de sua criação. |
3.1 |
Apresentação ao corregedor e presidente as definições estabelecidas |
Os resultados de trabalho dos itens 2.1, 2.2, 2.3 e 2.4 deverão ser apresentados para corregedor para ciência das regras e do rumo que o projeto está tomando. |
4.1 |
Definição do conteúdo do treinamento para juízes e servidores |
O conteúdo para treinamento deve ser elaborado sempre tomando como base os fatores críticos de sucesso apresentados na seção 10. O conteúdo deverá abranger: 1- Boas práticas de procedimento cartorário para trabalho com leilão eletrônico; 2- Fluxo de trabalho padronizado; 3- Novo Provimento; 4- Conceitos de Leilão Eletrônico; 5- Sistema de leilão eletrônico. |
4.2 |
Planejamento das turmas de juízes e servidores a serem treinados |
Em conjunto com a Secretaria da Escola do Servidor e Escola da Magistratura deverá ser realizado um planejamento para realizar o treinamento de servidores e juízes, incluindo: 1- Definição de turmas; 2- Definição de datas e horários; |
4.3 |
Elaboração do material de treinamento |
Baseado no conteúdo definido no item 4.1, a equipe deverá elaborar o material de treinamento a ser aplicados aos servidores e juízes; |
4.4 |
Execução do treinamento |
Após o planejamento, realizado no item 4.2, deverá ser executado o treinamento com atividades como: 1- Convocação dos servidores e juízes; 2- Reservas de laboratórios; 3- Pedidos de Diárias e 4- Ministrar o treinamento`. |
5.1 |
Projeção da integração com a Conta Única |
Deverá ser definida a estratégia de integração entre o Sistema de Gestão da Conta Única – SGCU e os sistemas das empresas gestoras. Assim os depósitos referentes aos pagamentos deverão ser efetuados diretamente em nossa Conta Única. Os dados de depósito deverão ser disponibilizados para as empresa gestoras. |
5.2 |
Desenvolvimento dos Mecanismos de Integração |
Com a estratégia definida, deverá ser realizada a implementação das funcionalidades para integração. |
5.3 |
Testes e Homologação |
Deverá ser realizada uma série de testes internos e então homologado com empresa gestora. |
6.1 |
Elaboração do Edital |
Concomitantemente com a etapa de treinamentos é possível dar início ao processo de credenciamento das empresas gestoras de leilão eletrônico. A primeira etapa seria a de Elaboração do Edital, baseado nas regras definidas pela atividade do item 2.3. |
6.2 |
Publicação do edital para empresas gestoras se credenciarem |
Após aprovação do Edital, ele deverá ser encaminhado para Assessoria Jurídica para publicação. |
6.3 |
Realização do credenciamento |
As empresas que forem enviando os documentos para credenciamento deverão passar para auditoria e, em caso de aprovação, será expedida portaria com publicação no Diário de Justiça. |
7.1 |
Divulgação do resultado final ao Corregedor e Presidente |
A partir da primeira empresa credenciada e dos usuários já treinados é possível fazer outra apresentação ao presidente e corregedor dos resultados obtidos até o momento. |
7.2 |
Divulgação interna do novo procedimento de trabalho |
Com a aprovação dá-se início à etapa de divulgação à sociedade, começando pela divulgação aos servidores do PJMS, através de notícias na intranet, folders e cartazes. |
7.3 |
Divulgação externa do novo procedimento de trabalho |
Posteriormente será realizada a divulgação externa através matérias e entrevistas na internet, jornal, rádio e televisão. |
7.4 |
Início dos leilões eletrônicos |
As matérias deverão ser publicadas alguns dias antes do início efetivo dos trabalhos com o leilão eletrônico. |
8.1 |
Acompanhamento dos indicadores de desempenho |
O projeto basicamente finaliza no item 7.4. As atividades de acompanhamento e melhoria deverão ser realizadas continuamente. Primeiramente devem ser definidos os indicadores de desempenho para se ter idéia da evolução dos leilões. |
8.2 |
Planejamento das melhorias no processo |
Baseado nos relatos de juízes, servidores e relatórios de desempenho, devem ser planejadas medidas de melhoria do procedimento de leilão eletrônico. |
8.3 |
Execução das melhorias |
As melhorias devem ser executadas de acordo com o planejamento realizado no item 8.2. |