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ÍNDICE

 (tick) Orientação atualizada conforme o CNCGJ/2020.

1. INFORMAÇÕES GERAIS

Em razão de configuração de nova ferramenta no SAJ/PG, é possível o encaminhamento de citação e intimação via integração aos entes conveniados com o Tribunal de Justiça por meio do Portal e-SAJ, por meio da expedição de documentos e geração de atos no SAJ. 


Dica!

O resumo do procedimento que deverá ser realizado pelo cartório é o seguinte:

  1. Verificar se o cadastro da parte conveniada está utilizando o cadastro controlado configurado para realizar a integração das citações/intimações;
  2. Inserir a Tarja "Intimação Eletrônica" e certificar que o ente passará a receber intimação eletrônica; INSERIDO EM 28.06.21
  3. Movimentar o processo para a fila Ag. Citação/Intimação Eletrônica;
  4. Emitir do modelo da instituição configurado para fazer a integração, selecionando o botão de atividade conforme o caso (citação ou intimação);
  5. Editar o ato do documento para inserir o prazo (apenas na intimação);
  6. Gerar o ato de integração;
  7. Expedir a Carta de Citação vinculada no ato (apenas na citação); 
  8. Os autos serão movimentados automaticamente para a fila Ag. Encerramento do Ato;
  9. O processo aguarda na fila Ag. Encerramento do Ato o término dos prazos (prazo de ciência de 10 dias + prazo do ato);
  10. O sistema automaticamente certifica caso a parte tenha acesso antes dos 10 dias para ciência ou caso decorram os 10 dias sem acesso, mantendo o processo na fila Ag. Encerramento do Ato;
  11. Encerrado o prazo total, o processo é movido para a fila Autos Vindos da Citação/Intimação Eletrônica, mantendo cópia na fila Processos com Juntada Realizada para os feitos que tiveram juntada de petição realizada.

INFORMAÇÃO!

(lightbulb) Nos casos urgentes, em que a citação ou intimação eletrônica possa causar prejuízo a quaisquer das partes devido ao prazo para acessar eletronicamente os autos, o ato deverá ser realizado por outro meio mais célere, conforme determinado pelo juiz (art. 5º, §3º da Lei 11.419/2006).

(lightbulb)Nos casos que houver determinação para citação e também intimação (sem urgência) do mesmo ente, deverá ser feito tanto o procedimento do ato de citação quanto o de intimação, para a correta contagem dos prazos pelo sistema.

(lightbulb) O ente conveniado receberá o ato de intimação/citação via Portal e-SAJ.

(lightbulb) Para os entes privados conveniados (ex.: Sanesul), atentar-se para não proceder à intimação do seu advogado por Diário de Justiça Eletrônico - DJe, exceto quando não for realizar a intimação via Portal e-SAJ. ACRESCENTADO EM 28.06.21

(lightbulb) Para atender à implementação, foram criadas no SAJ-PG as filas:

  • 325 - Ag. Citação/Intimação Eletrônica; e
  • 326 - Autos Vindos da Citação/Intimação Eletrônica.

(lightbulb) Na fila Ag. Citação/Intimação Eletrônica, só poderá ser expedido o ato ordinatório da citação ou o termo de intimação, pois a expedição de qualquer outro documento retira o processo da fila.

2. CADASTRO DA PARTE

O Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, estabelece no seu artigo 354, que "as entidades públicas e privadas poderão firmar convênio com o Tribunal de Justiça do estado de Mato Grosso do Sul para receberem citação e intimação eletrônica por meio do portal de serviços do sistema informatizado." 

2.1. ENTES CONVENIADOS

Os entes conveniados devem estar cadastrados no processo utilizando o código de Cadastro Controlado configurado para realizar a integração das citações e intimações, o qual dependerá da base do SAJ-PG5 utilizada pela unidade jurisdicional. Assim, o código poderá ser diferente na base no SAJ/PG5-CGR (Campo Grande), no SAJ/PG5-MS (Comarcas Interior e Juizados de Campo Grande) e no SAJ/PG5-DOU (Dourados). 

Se não for utilizado o cadastro controlado correto para o ente conveniado ou não for utilizado o modelo da instituição configurado para ser usado para o ente, não será efetivada a integração da comunicação eletrônica.

Para os processos que têm entes cadastrados com outros códigos, será necessário, por recomendação da STI, proceder à exclusão da parte, inserindo apenas a de código que gera a integração. 


INFORMAÇÃO

Os entes conveniados com o TJMS para receber Citação/Intimação Eletrônica via integração pelo Portal e-SAJ, com os respectivos códigos controlados de acordo com a Base do SAJ/PG, bem como os modelos da instituição configurados para realizar os atos da integração dos sistemas e demais informações encontram-se na seguinte orientação: 



(lightbulb) Na referida orientação, consta também o procedimento que deve ser seguido pelos entes interessados em firmar convênio com o TJMS para o recebimento da citação intimação eletrônica. 

ATENÇÃO!

(lightbulb) O sistema emitirá automaticamente certidão nos autos ao efetuar a alteração/exclusão do cadastro de parte, a fim de possibilitar o encaminhamento de comunicação eletrônica. ACRESCENTADO EM 28.06.21

(lightbulb) Ainda que não seja necessário alterar o cadastro das partes, recomenda-se que o cartório certifique nos autos que a partir daquela determinada data o ente conveniado será intimado eletronicamente, nos termos da Lei 11.419/2006. Para tanto, foi criado o modelo da instituição 504836 - PJMS - CGJ - Informação - Intimação Eletrônica do Ente Conveniado. ACRESCENTADO EM 28.06.21

(lightbulb) Inserir a tarja informativa 1047 - "Intimação Eletrônica" para facilitar a visualização dos processos. Vide aviso Criação da Tarja "Intimação Eletrônica". ACRESCENTADO EM 28.06.21

(lightbulb) As entidades privadas (ex.: Sanesul) que aderirem à intimação eletrônica não receberão mais intimações pelo Diário de Justiça Eletrônico - DJe, conforme dispõe o caput do artigo 5º da Lei nº 11.419, que prevê que "as intimações serão feitas por meio eletrônico em portal próprio aos que se cadastrarem na forma do art. 2º desta Lei, dispensando-se a publicação no órgão oficial, inclusive eletrônico". ACRESCENTADO EM 28.06.21

2.2. ENTES CADASTRADOS NO MALOTE DIGITAL (PROV. 363/2016)

INSERIDO EM 28.06.21

Uma vez conveniada para o recebimento de citação/intimação pelo Portal e-SAJ, ainda que a entidade pública possua cadastro no Sistema Hermes - Malote Digital (Provimento-CSM nº 363/2016), a remessa das citação/intimação a essas entidades conveniadas em regra não ocorrerá mais por meio deste sistema, salvo exceções previstas em Citação/Intimação Eletrônica - Problemas no Cadastro de Entes Conveniados.

2.3. PROBLEMAS COM O CADASTRO CONTROLADO

ACRESCENTADO EM 28.06.21

É sabido que o sistema bloqueia a exclusão da parte se foi emitido algum documento para ela. Para esses casos, o usuário deverá cadastrar um chamado junto à STI, a fim de que esta proceda à exclusão. Lembrando sempre de verificar previamente com o magistrado se será necessário fazer conclusão dos autos para determinar o referido ajuste.

Foram constatados alguns casos em que o sistema não permite a inserção do código do cadastro controlado correspondente. Isso ocorre quando o ente já se encontrava cadastrado no processo com o mesmo CNPJ do convênio, contudo não fora utilizado o cadastro controlado para tanto. Tal fato foi observado principalmente em processos do INSS que se encontram em trâmite no GECOF para a cobrança das custas finais, mas pode ocorrer com outros conveniados.

(lightbulb) Para maiores detalhes e informações para resolver o problema, vide Citação/Intimação Eletrônica - Problemas no Cadastro de Entes Conveniados.

3. PROCEDIMENTOS NA FILA "AG. CITAÇÃO/INTIMAÇÃO ELETRÔNICA"

Para gerar o ato de citação/intimação eletrônica pelo Portal e-SAJ, é necessário:

  • que o ente esteja cadastrado no processo com o código definido para a base do SAJ, conforme a lista disponibilizada (clique aqui);
  • expedir o Ato Ordinatório e a Carta de Citação (para a citação) ou o Termo de Intimação (para a intimação) utilizando o modelo configurado, a depender do ente selecionado;
  • seguir os passos do procedimento para gerar o ato de citação ou de intimação, conforme abaixo.

A expedição dos documentos deverá ser realizada na fila 325 - Ag. Citação/Intimação Eletrônica, a qual possui os seguintes botões de atividade:

  • (1) Citação Eletrônica Fazenda Pública: possui modelo pré-configurado para a Fazenda Pública e modelo específico para citação das autarquias e fundações representadas pela PGE;
  • (2) Citação Eletrônica Outros Entes: possui modelo pré-configurado para a citação dos demais entes que não sejam Fazenda Pública;
  • (3) Intimação Eletrônica Fazenda Pública: possui 4 (quatro) modelos pré-configurados para a intimação das autarquias e fundações representadas pela PGE, de acordo com o prazo estipulado para o ato, e 1 (um) modelo genérico para intimação da Fazenda Pública;
  • (4) Intimação Eletrônica Outros Entes: possui modelo pré-configurado para a intimação dos demais entes que não sejam Fazenda Pública.

INFORMAÇÃO!

Na fila 325 - Ag. Citação/Intimação Eletrônica, apenas o Ato Ordinatório de Citação e a Carta de Citação (para a citação) ou o Termo de Intimação (para a intimação) podem ser expedidos, pois a emissão de qualquer documento move o processo para a fila 9951 - Ag. Encerramento do ato.

O procedimento será o seguinte:

3.1. PROCEDIMENTO PARA A CITAÇÃO ELETRÔNICA

ALTERADO EM 14.06.21

Na Citação Eletrônica é necessário expedir dois documentos, primeiro o Ato Ordinatório (Passo 1) e, ao confirmar o ato, uma Carta de Citação (Passo 2).


Passo 1. Expedição do Ato Ordinatório


1º)  Selecionar o processo no fluxo de trabalho e encaminhá-lo para a fila 325 - Ag. Citação/Intimação Eletrônica, informando prazo de 2 (dois) dias.

ATENÇÃO!

(warning) Esse prazo de 2 (dois) dias da fila é o prazo máximo para o servidor tomar as demais providências relacionadas à emissão do documento que realizará a integração, uma vez que não basta o envio do processo para a fila. Este prazo não diz respeito ao ato a ser realizado.


2º) Na fila 325 - Ag. Citação/Intimação Eletrônica, selecionar o processo e clicar no botão de atividade Citação Eletrônica Fazenda Pública ou Citação Eletrônica Outros Entes, de acordo com o ente a ser citado;

3º) Deverá ser emitido o documento Ato Ordinatório de Citação, utilizando o modelo da instituição correspondente ao ente;

Modelos Citação Eletrônica

Os modelos configurados para a citação eletrônica são os seguintes:

  • Ato Ordinatório - Código: 504683 - PJMS - CGJ - Citação Eletrônica Fazenda Pública
  • Ato Ordinatório - Código: 504603 - PJMS - Citação eletrônica PGE Autarquias e Fundações - Integração
  • Ato Ordinatório - Código: 504685 - PJMS - CGJ - Citação Eletrônica - Genérica


)  Selecionar a pessoa (parte ou representante) a ser citada com código do cadastro controlado de acordo com a base do SAJ. Vide Lista dos Entes Conveniados e Modelos Configurados para a Citação/Intimação Eletrônica (clique aqui);

5º) Realizadas as edições necessárias no documento, o usuário deverá assinar e liberar o documento nos autos sem fechar a tela do Editor de Textos, pois ainda é necessário gerar o ato de citação para ocorrer a integração dos sistemas.


Passo 2. Expedição da Carta de Citação para ocorrer a integração


A Carta de Citação está vinculada ao documento Ato Ordinatório e é expedida a partir da confirmação do ato do documento.

6º) Ainda na tela do editor de texto, com o ato ordinatório assinado e liberado, clicar no botão de atividade Atos do documento ou no ícone na barra lateral, para expedir a Carta de Citação e gerar o ato de citação que encaminhará o processo para integração;


ATENÇÃO!

É importante gerar o ato do documento na tela do editor de texto, pois após a expedição do termo, o processo é automaticamente movido para a fila "9951 - Ag. Encerramento do ato", sem deixar cópia na fila 325 - Ag. Citação/Intimação Eletrônicacontudo sem ocorrer a integração do ato. Portanto, ao fechar a tela, poderá "perder" o processo, sem dar continuidade ao procedimento.

7º) Na tela de Configuração de Atos, selecionar o ente conveniado que receberá a citação, conferir o prazo do ato trazido pelo sistema, e clicar em Gerar atos agora;


8º) Em seguida, o sistema abrirá automaticamente a tela de Emissão de Documentos - Atos, na qual deverá ser selecionado na lupa o modelo da Carta de Citação correspondente;

INFORMAÇÃO!

Modelos de carta de citação:

  • 504703 - PJMS - CGJ - Citação Eletrônica - Fazenda Pública 
  • 504704 - PJMS - CGJ - Citação Eletrônica - Genérica
  • 504596 - PJMS - CGJ - Citação Eletrônica - Autarquias e Fundações - PGE (CPC 2015)


9º) Clicar em "Editar" para abrir o editor de texto:

10º) Após eventuais alterações necessárias no corpo do texto (não é permitida a quebra de vínculo), a carta deverá ser assinada e liberada nos autos.


O processo será automaticamente enviado para a fila 9951 - Ag. Encerramento do ato (logo após a expedição do Ato Ordinatório);

→ Após expedir a Carta de Citação, será gerado o ato do documento, e, será liberada nos autos uma certidão automática de "Comprovante de Integração dos Sistemas", concluindo, assim, o procedimento necessário para o envio do ato de citação. 

ATENÇÃO!

Na citação eletrônica, pode demorar mais de 1 hora para ocorrer a integração e ser liberada a "Certidão - Comprovante de Integração dos Autos".

3.2. PROCEDIMENTOS PARA A INTIMAÇÃO ELETRÔNICA

1º) Selecionar o processo no fluxo de trabalho e encaminhá-lo para a fila 325 - Ag. Citação/Intimação Eletrônica, informando prazo de 2 (dois) dias;

INFORMAÇÃO!

Esse prazo de 2 (dois) dias da fila é o prazo para o servidor tomar as demais providências de emissão do documento, uma vez que não basta o envio do processo para a fila para ocorrer a integração. Este prazo não diz respeito ao ato a ser realizado.


2º) Na fila 325 - Ag. Citação/Intimação Eletrônica, selecionar o processo e clicar no botão de atividade Intimação Eletrônica Fazenda Pública ou Intimação Eletrônica Outros Entes, de acordo com o ente a ser intimado;

3º) Deverá ser emitido o documento Termo de Intimação do ente, utilizando o modelo da instituição correspondente;

Modelos Citação Eletrônica

Os modelos configurados para a intimação eletrônica são os seguintes:

→ Sem prazo predefinido no ato (o prazo deve ser inserido no momento de gerar o ato, procedimento no item 3.2.1):

  • 504594 – PJMS – CGJ – Intimação Eletrônica (INSERIR PRAZO) – Autarquias e Fundações – PGE – (CPC 2015)
  • 504680 – PJMS – CGJ – Intimação Fazenda Pública (INSERIR PRAZO)
  • 504681 – PJMS – CGJ – Intimação Eletrônica – Genérico (INSERIR PRAZO)

→ Com prazo predefinido no ato (procedimento no item 3.2.2):

  • 504591 – PJMS – CGJ – Intimação Eletrônica (10 dias úteis) – Autarquias e Fundações – PGE (CPC 2015)
  • 504592 – PJMS – CGJ – Intimação Eletrônica (20 dias úteis) – Autarquias e Fundações – PGE – (CPC 2015)
  • 504532 – PJMS – CGJ – Intimação Eletrônica (30 dias úteis) – Autarquias e Fundações – PGE – (CPC 2015)

Seguir os passos de acordo com o modelo selecionado.


3.2.1. Intimação Eletrônica - Modelo sem prazo predefinido (INSERIR PRAZO)

ALTERADO EM 14.06.21

Nos modelos em que não tem o prazo definido, é necessário, no momento de gerar o ato, editar para inserir o prazo da intimação. Caso não seja inserido, o sistema não fará a integração do ato.

Nos seguintes modelos é necessário inserir o prazo da intimação: 

  • 504594 - PJMS - CGJ - Intimação Eletrônica (INSERIR PRAZO) - Autarquias e Fundações - PGE (CPC 2015)
  • 504680 - PJMS - CGJ - Intimação Eletrônica Fazenda Pública (INSERIR PRAZO)
  • 504681 - PJMS - CGJ - Intimação Eletrônica - Genérico (INSERIR PRAZO)

4º) Ao utilizar os modelos com prazo a inserir, selecionar a pessoa (parte ou representante) a ser intimada com código do cadastro controlado de acordo com a base do SAJ, vide Lista dos Entes Conveniados e Modelos Configurados para a Citação/Intimação Eletrônica (clique aqui);

5º) Realizar as edições eventualmente necessárias no texto do modelo, assinar e liberar o documento e não fechar o editor, pois será necessário editar o cadastro do ato para incluir o prazo da intimação;

6º) Ainda na tela do editor de texto, com o documento assinado e liberado, clicar no botão de atividade Atos do documento ou no ícone na barra lateral;

ATENÇÃO!

É importante gerar o ato do documento na tela do editor de texto, pois após a expedição do termo, o processo é automaticamente movido para a fila 9951 - Ag. Encerramento do ato, sem deixar cópia na fila 325 - Ag. Citação/Intimação Eletrônica, contudo sem ocorrer a integração do ato. Portanto, ao fechar a tela, poderá "perder" o processo, sem dar continuidade ao procedimento.


ATENÇÃO!

SE NÃO FOR INSERIDO O PRAZO NA CONFIGURAÇÃO DO ATO DO DOCUMENTO, O SISTEMA NÃO FARÁ A INTEGRAÇÃO, OU SEJA, O ENTE NÃO RECEBERÁ A INTIMAÇÃO!  ALTERADO EM 11.06.21

7º) Para inserir o Prazo, selecionar e clicar sobre o ente a ser intimado. O nome da parte tem que ficar com a seleção azul, conforme a tela de exemplo abaixo e, então, clicar em Editar.

8º) Na tela Dados do ato inserir o prazo de intimação determinado para o ato e salvar

9º) Após incluir e salvar o prazo, clicar em Confirmar ou em Gerar atos agora, e, por fim, confirme a configuração do(s) atos(s) selecionados(s).

→ Assim, com a emissão do termo, o processo será de imediato movido pelo sistema para a fila 9951 - Ag. Encerramento do ato e,  após a confirmação do ato, será liberada nos autos uma certidão automática de "Comprovante de Integração dos Sistemas". 


ATENÇÃO!

Pode demorar alguns minutos para haver a integração e ser liberada a "Certidão - Comprovante de Integração dos Autos", cuja finalidade é a confirmação de que a intimação foi enviada.


3.2.2. Intimação Eletrônica - Modelo com prazo predefinido

Os modelos já configurados com o prazo do ato de intimação foram inicialmente criados para atender as intimações eletrônicas dos entes representados pela PGE, contudo, com as devidas alterações no teor do texto do documento (título, corpo do texto, etc.), podem ser utilizados para intimação de outros entes da fazenda pública, pois possuem prazos contados em dobro.

Os modelos foram configurados com o prazo do ato (10, 20 ou 30 dias úteis), não sendo necessário ajuste posterior para a contagem do prazo pelo sistema, apenas para gerar o ato em si.

  • 504591 – PJMS – CGJ – Intimação Eletrônica (10 dias úteis) – Autarquias e Fundações – PGE – (CPC 2015)
  • 504592 – PJMS – CGJ – Intimação Eletrônica (20 dias úteis) – Autarquias e Fundações – PGE – (CPC 2015)
  • 504532 – PJMS – CGJ – Intimação Eletrônica (30 dias úteis) – Autarquias e Fundações – PGE – (CPC 2015)

Na tela de cadastro já estará preenchido o modelo do documento, bastando selecionar o ente com código do cadastro controlado de acordo com a base do SAJ;

→ Para utilizar esses modelos com outros entes da fazenda pública, basta emitir o termo de intimação, com as adequações necessárias no texto do documento;

→ Realizadas as edições no texto, o usuário deverá assinar e liberar o documento nos autos sem fechar a tela do Editor de Textos;


4º) Ainda na tela do editor de texto, com o documento assinado e liberado, clicar no botão de atividade "Atos do documento" ou no ícone na barra lateral.

5º) Selecionar e clicar sobre a pessoa (parte ou representante) ser intimada (1). O nome da pessoa tem que ficar com a seleção azul, conforme a tela de exemplo abaixo. 

6º) Selecionado o destinatário da intimação, clicar em "Gerar atos agora" (2).

7º) Confirmar a configuração do ato selecionado.

→ Por ser pré-configurado o ato de intimação e o respectivo prazo, basta essa confirmação manual para que seja gerado o ato e enviada a intimação pelo sistema.

ATENÇÃO!

Pode demorar alguns minutos para ocorrer  a integração e ser liberada a "Certidão - Comprovante de Integração dos Autos", cuja finalidade é a confirmação de que a intimação foi enviada.

4. DA CONTAGEM AUTOMÁTICA DO PRAZO DE LEITURA E DO PRAZO DO ATO

Na fila 9951 - Ag. Encerramento do ato haverá o controle pelo sistema do prazo indicado no ato, além dos 10 (dez) dias para leitura (ciência) da intimação eletrônica (prazo para ciência de 10 dias + prazo do ato).

Após o prazo de 10 (dez) dias sem a leitura da intimação/citação pela parte, o sistema certificará automaticamente o decurso desse prazo, mantendo o processo na fila 9951 -Ag. Encerramento do Ato para iniciar o controle do prazo do ato.

Caso ocorra a leitura antes do prazo de 10 (dez) dias, é liberada pelo sistema certidão de leitura e a partir de então iniciará a contagem do prazo do ato.

5. DO RETORNO DOS AUTOS

Em caso de decurso do prazo sem manifestação, o sistema automaticamente certificará o decurso e encaminhará o processo para a fila 326 - Autos vindos da Citação/Intimação Eletrônica, para ser dado o devido andamento processual. 

Havendo juntada de manifestação pelo ente, o sistema encaminhará os autos para a fila 162 - Processo com Juntada Realizada.


ATENÇÃO!

A remoção automática do processo da fila 9951-Ag. Encerramento do Ato irá depender do modo como feita a juntada da petição pelo ente, assim, caso o processo permaneça na fila, será necessário encerrar manualmente o ato, para retirar a pendência.

Para tanto, na tela de visualização de autos, basta selecionar o documento referente ao Ato encaminhado (citação ou intimação), e clicar no botão Encerrar Ato.

O processo será movido para a fila 326 - Autos vindos da Citação/Intimação Eletrônica.


 (warning) Evite impressões, consulte sempre o GPS. Orientação sujeita a alterações.