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Este roteiro tem por objetivo auxiliar os conciliadores/mediadores que ainda não possuem token na realização das sessões de conciliação e mediação. Mais informações quanto ao tema podem ser obtidas por meio do acesso à aba Audiência de Conciliação e de Mediação - CPC/2015 e consulta ao Provimento n. 422/2018.
1. CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES
- Todos os conciliadores/mediadores deverão ter acesso ao SAJ, token e certificado digital. Caso esteja provisoriamente sem token, comunique o NUPEMEC;
- Para exercer a função, é necessário que façam o curso do SAJ;
- Antes do início do pregão, o conciliador/mediador deverá extrair a pauta de audiências do dia. Para tanto, vide item 9. Da emissão da pauta de audiências no SAJ da orientação Pauta e Cumprimento de Atos para a Realização da Audiência.
- Somente deverá ser emitido termo de assentada para as audiências agendadas na pauta. Caso a audiência tenha sido previamente cancelada ou redesignada, o conciliador/mediador não deverá emitir termo de assentada nem lançar movimentação nos autos. No Sistema de Produtividade, o Chefe de Cartório/Escrivão/Gestor do CEJUSC não deverá homologar as movimentações provenientes de audiências realizadas nestas condições; ALTERADO
- O §10 do art. 334 do CPC prevê que "a parte poderá constituir representante, por meio de procuração específica, com poderes para negociar e transigir". Caso constituído representante pela parte, verificar se constam tais poderes na procuração;
- A audiência de conciliação/mediação será realizada com o processo na fila “Ag. Audiência – Mediador/Conciliador” e só sairá dela após a sessão.
A liberação do termo e o lançamento da movimentação pelo conciliador/mediador deve se dar na data da audiência, logo em seguida a sua realização, já que o “Sistema Produtividade” importa diariamente do SAJ-PG5 todos os dados necessário para a contabilização da folha de pagamento. A única possibilidade aceitável para o lançamento tardio, em outra data, é a indisponibilidade/inconsistência do SAJ (ou da rede de internet local), devendo, no entanto, ser condicionado ao lançamento o mais breve possível da volta do sistema e a informação nos autos acerca do motivo do atraso, a fim de dar ciência às partes e aos seus representantes, bem como possibilitar a supervisão do ocorrido pelo cartório cartório judicial e pelo magistrado 1 . ACRESCENTADO EM 29.08.20 E ALTERADO EM 08.12.20
- Os conciliadores e mediadores não podem emitir "certidões" nos autos. Para a elaboração de informação nos autos pelos conciliadores e mediadores, recomenda-se o modelo institucional n. 504712 - PJMS – CGJ - Informações Gerais – Conciliador-Mediador, que está na categoria "Diversos". Caso o documento seja elaborado fora do SAJ, deverá ser digitalizado para ser liberado nos autos, utilizando, para tanto, o nome da peça (tipo de documento) "Informações do Conciliador/Mediador". ACRESCENTADO EM 08.12.20.
2. EXPEDIÇÃO DO TERMO DE AUDIÊNCIA POR CONCILIADOR/MEDIADOR QUE NÃO POSSUI TOKEN
Na ausência do token, os seguintes procedimentos deverão ser realizados pelo conciliador/mediador no dia da realização da audiência:
1º) O termo será expedido fora do SAJ (editor de texto) pelo Mediador/Conciliador;
2º) Finalizada a audiência, a ata será impressa e assinada pelos participantes;
3º) A situação da audiência será alterada no SAJ (explicação no item 2.1 abaixo);
4º) A ata será digitalizada no SAJ (explicação no item 2.2 abaixo);
5º) A ata será liberada nos autos digitais por servidor do cartório com token;
6º) A movimentação correspondente ao resultado da sessão será lançada necessariamente pelo Mediador/Conciliador na tela “Movimentação unitária” do SAJ (explicação no item 2.3 abaixo).
Os itens a seguir trazem detalhes para a realização desses atos.
2.1. ALTERAÇÃO DA SITUAÇÃO DA AUDIÊNCIA NO SAJ
Realizada ou não a audiência, a pauta do SAJ-PG deve ser, imediatamente, atualizada da situação “Pendente” para constar a nova situação da audiência (“4 – Realizada”, “5 – Parcialmente Realizada”, etc.).
Quando o termo for expedido fora do sistema, a situação da audiência poderá ser alterada pela tela “Pauta de Audiências da Sala” do SAJ.
Imediatamente após a audiência, acessar a “Pauta de Audiências da Sala” por meio do ícone na tela principal do SAJ (ou pelo menu "Andamento"), localizar o processo marcado naquela pauta, clicando sobre ele com o botão direito, alterar a “Situação da audiência” que estará com a situação “Pendente” na tela “Propriedades da Audiência” que se abrirá.
Por fim, clicar em “Salvar”.
Caso entenda necessário, o conciliador/mediador poderá solicitar auxílio do servidor do cartório para realizar esta tarefa.
2.2. DIGITALIZAÇÃO E LIBERAÇÃO DE TERMO DE AUDIÊNCIA NO SAJ
Para a digitalização da ata, abrir a tela “Digitalização de Peças Processuais” por meio de atalho na tela principal do SAJ.
Na tela de digitalização, selecionar a “Origem” do documento (arquivo ou scanner), clicar em “Nova peça”, escolhendo na tela que se abrirá, conforme o caso, uma das peças: "9632 – Sessão de Mediação" e "9633 – Sessão de Conciliação". Após a peça ser liberada nos autos gerará a movimentação “50656 – Documento Digitalizado”.
Para liberar o termo nos autos (necessariamente tem que ter token).
Selecionar “Peças aguardando liberação”, clicar no ícone “Liberar nos autos digitais”, lançando na caixa que se abrirá o tipo de movimentação "50656 – Documento Digitalizado", e na sequência clicar em “Liberar”.
OBSERVAÇÃO!
Caso a ata da sessão seja elaborada dentro do SAJ, e o conciliador/mediador não tenha token, o documento expedido no SAJ não deverá ser assinado eletronicamente nem liberado nos autos pelo cartório. Após a impressão da ata, o recolhimento da assinatura física dos participantes, a digitalização e sua liberação nos autos, o expediente emitido no SAJ deverá ser excluído para evitar duplicidade e/ou pendência no processo.
Havendo necessidade de digitalização de documentos apresentados em audiência, tais como “Declaração de Hipossuficiência Econômica” ou “Documentos Pessoais”, o servidor do cartório deverá primeiramente digitalizar o termo de audiência (caso tenha sido emitido em editor de texto) e depois escolher a peça correspondente ao documento que será digitalizado.
2.3. LANÇAMENTO DE MOVIMENTAÇÃO PELO CONCILIADOR/MEDIADOR SEM TOKEN
Realizada a audiência, após a digitalização e liberação do termo nos autos, o conciliador/mediador deverá acessar a tela “Movimentação Unitária”, inserir o número dos autos e lançar com a sua matrícula, no campo “Tipo da movimentação” a movimentação correspondente à audiência, conforme o caso, dentre as listadas nos códigos-pai “50760 – Mediação e Conciliação – CPC/2015” (somente para os conciliadores/mediadores do Juízo) OU “50696 – Mediação e Conciliação – CEJUSC” (somente para os servidores do CEJUSC).
Lançar a movimentação correspondente ao resultado da audiência. Vide orientação Movimentações para Controle da Produtividade - Quadro Explicativo.
Concluída a sessão, mover o processo para a fila "229 - Ag. Análise - Vindos da Audiência", selecionando o botão de atividade correspondente na fila.
Evite impressões, consulte sempre o GPS. Orientação sujeita a alterações.
