1. Materialização de Processos
A Materialização dos autos consiste em fazer a impressão e autuação do processo, retirando-o do fluxo de trabalho digital.
A ferramenta encontra previsão no art. 23 do Provimento nº 70/2012, da CGJ e no art. 31 do Provimento nº 305/2014, do CSM.
INFORMAÇÃO
Materialização é diferente de impressão de autos, conforme prescreve o Provimento nº 70/2012, da CGJ:
"Art. 23. A materialização de autos consiste na conversão de autos eletrônicos em físicos, com a impressão integral das peças produzidas digitalmente bem como a exclusão do processo do fluxo de trabalho, o qual não mais receberá peças digitalizadas. (...)
Art. 24. A impressão consiste no ato de imprimir total ou parcialmente as páginas do processo digital, permanecendo os autos eletrônicos dentro do fluxo de trabalho. (...)"
A Materialização de Processos Eletrônicos se faz necessária, por exemplo, nos casos de remessa definitiva a outras justiças (art. 23, §1º, do Prov. 70/2012).
A partir da Materialização, a expedição de quaisquer documentos, bem como protocolos de petições, serão realizados da forma física.
DICAS IMPORTANTES!
→ Antes de efetuar a Materialização do Processo, o usuário deverá encerrar todas as pendências porventura existentes. Isso não significa apenas encerrá-las. É preciso, efetivamente, regularizar a situação do processo (ex: juntar as petições, os documentos expedidos deverão ser confirmados; corrigir classe e assunto de acordo com a tabela do CNJ, excluir documentos pendentes de finalização e que não precisam figurar nos autos, etc.).
→ Os processos que estiverem nas filas de conclusão, vista ou intimação só poderão ser materializados após o retorno dos autos;
→ Para auxiliar no encerramento de pendências, verificar procedimentos descritos na Orientação Digitalização do Acervo Físico.
A ferramenta Materialização de Processos Virtuais está disponível no Menu Cadastro:
Com a janela da ferramenta aberta, o usuário deve informar o número do processo que será materializado (1), e clicar em "Salvar" (2):
Após a confirmação com a senha do usuário, o sistema automaticamente tornará o processo físico, excluirá de eventuais filas paralelas em que estiver copiado, deixando apenas uma cópia na fila 9052 - Ag. Impressão.
Esta fila não possui movimentação vinculada ("50541 - Materialização do processo") e foi configurada para receber automaticamente os processos que são materializados para impressão das peças.
IMPORTANTE!
O servidor JAMAIS deverá mover processos eletrônicos manualmente para a fila 9052 – Ag. Impressão. Trata-se de fila de trânsito automático de processos e não deve ser utilizada para outra finalidade que aquela para a qual está configurada. Mover processos para ela, manualmente, é uma das causas de retenção indevida nesta fila.
Nesta fila, basta que o usuário selecione o processo desejado e acione o botão de Atividade "Imprimir Peças" (1).
Após a impressão o processo físico será retirado do fluxo de trabalho (2).
OBSERVAÇÕES!
Caso não seja necessária a impressão dos autos, mas tão somente a simulação da impressão ou a impressão em PDF do processo, vide item 2.
1.1. Emissão da Certidão de Materialização de Processos e Intimação das Partes
Após a impressão e autuação dos autos físicos, o usuário emitirá uma certidão no processo, com a informação:
- da origem dos documentos impressos, bem como a forma pela qual o banco de dados poderá ser acessado para aferir a autenticidade das peças e das respectivas assinaturas digitais (art. 23, §4º, do Prov. 70/2012);
- de que a partir daquela data, os autos passam a tramitar no formato físico, e que o peticionamento deverá ser encaminhado ao serviço e protocolo do fórum.
A materialização de autos depende de determinação judicial e sua execução compete ao Escrivão ou Chefe de Cartório que deverá cientificar as partes, por meio do Diário da Justiça Eletrônico, da conversão dos autos para o novo formato e que, a partir da conversão, o peticionamento será exclusivamente físico (§2º do art. 23 do Prov. 70/2012).
Nos casos em que o processo será materializado para remessa definitiva a outro Juízo, a ciência às partes acerca da materialização deverá ocorrer na mesma oportunidade em que forem intimadas da decisão que determinou a remessa definitiva dos autos (§3º do art. 23 do Prov. 70/2012).
2. Simulação de Impressão
Caso a impressão dos autos já tenha sido feita antes da utilização da ferramenta de materialização, ou se for necessária apenas a impressão em PDF do processo, basta que o usuário faça uma simulação de impressão, configurando a impressora em PDF (Primo PDF ou PDF Creator):
a) Para configurar a impressora de forma que fique como padrão no SAJ, basta acessar o menu Relatórios (1)→ Submenu Etiquetas (2)→ Autuação (3):
b) Na tela Emissão de Etiquetas de Autuação, clicar no botão Configurar (1) → a seguir, na seta da caixa de seleção (2) → selecionar o gerador de PDF (3) de costume (PrimoPDF, PDFCreator, Microsoft Print to PDF, etc) → Finalizar clicando no botão OK (4):
3. Regularização dos Processos retidos na fila "Ag. Impressão"
Para os casos em que o processo não foi excluído da fila, mesmo após o cumprimento das etapas acima, o usuário deverá verificar os procedimentos descritos na orientação Regularização dos processos retidos na fila "9052 - Ag. Impressão".
Evite impressões, consulte sempre o GPS. Orientação sujeita a alterações.
ORIENTAÇÕES RELACIONADAS
