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1. Requisição de materiais

Feito por meio da Intranet, ao lado da aba "Holerite". Opção disponível apenas para o secretário.

Obs.: caso entre em férias, o secretário deverá se organizar para deixar material disponível, pois o substituto não terá acesso. O período para requisição abre de 3 em 3 meses, e vem comunicação na Intranet.

2. Boletim de Inspeção Médica (BIN)

Na Intranet, por meio do “Histórico do servidor – Acesso restrito – Boletim de inspeção médica – Cadastro”; será aberta uma nova tela na qual deverá ser preenchido.

Obs.: necessário estar com o atestado em mãos, pois terá que digitalizá-lo para emitir o BIM. Serão impressas duas vias, assinadas pelo secretário. Serão entregues as duas vias assinadas ao servidor, juntamente com o atestado e encaminhado à junta médica. O servidor retorna com uma via do BIN e só então será possível fazer a portaria de afastamento por licença médica.

3. Lançamento de férias

Acessar intranet –> Férias –> Acesse aqui – vão abrir várias opções como:

- Lançamento:

  • Lançamento de Férias
  • Lançamento de Substituição

 - Listagem:

  • Listagem de Férias
  • Listagem de Substituições

- Ato:

  • Atos de Férias
  • Atos de Substituições

- Ajuda:

  • Ver Manual do Sistema de Substituição
  • Sair

Este item serve para a elaboração das portarias de férias e substituição.

Faz o lançamento, depois gera o ato e, posteriormente, solicita a assinatura do juiz. Feito isso, a portaria é encaminhada automaticamente via SCDPA para assinatura do magistrado. Vai aparecer nos documentos criados, porém não movimentar. Quando o Juiz assinar, vai aparecer no SCDPA o número gerado para o documento, por exemplo: 251.0015.000.21/2019. Acessar a intranet novamente no ato que aparece a portaria assinada para transferir; ao clicar no ato será transferido para a Secretaria de Gestão de Pessoal.

Está pronto, o sistema gera automaticamente o número da portaria e no SCDPA não precisa fazer nada (atentar que só conseguirá fazer a portaria de férias no sistema se o pedido for realizado dentro do prazo, caso contrário será feito via SCDPA e movimentada à SGP).

Obs.: as portarias feitas em caráter excepcional (suspensão por falta de energia, licença gala, licença paternidade, licença maternidade, férias fora do prazo, têm que ser geradas dentro do SCDPA (sistema gera automaticamente a sequência dos números, visto que é interligado junto à intranet).

No SCDPA criar os modelos referentes à Secretaria.

Para baixar portaria: aba “Criados” – cadastrar – tipo portaria – abrir a pasta com os modelos criados pelo usuário – editar o documento e salvar – solicitar assinatura do magistrado – após assinatura o documento deve ser movimentado para Secretaria de Gestão Pessoal, Coordenadoria de Expediente (não vai automaticamente).

Obs: cada juiz trabalha de um jeito, sendo possível que o documento enviado ao magistrado pode ser editado por ele, desde que não finalizado. Após a finalização não é possível fazer nenhuma alteração.

4. Relatórios dos serviços

a) Relatório do alarme e cerca elétrica – encaminhados à secretaria de finanças no 1º dia útil.

b) Atestado de limpeza – encaminhados à Secretaria de Bens e Serviços – Departamento de serviços, no 1º dia útil.

c) Atestado do PM (se houver) – encaminhados no 1º dia útil à Assessoria Militar, não precisa de assinatura do magistrado.

d) Atestado Juiz de Paz – anexar o ofício recebido do Cartório de Registro Civil e encaminhar à Secretaria de Gestão Pessoal – Coordenadoria de expediente, até o 5º dia útil.

e) Relatório detalhado do serviço de limpeza – remeter à Secretaria de Bens e Serviços, Departamento de Serviços, Coordenadoria de Gestão de Serviços Terceirizados, até o 5º dia útil.

f) Relatório de correspondências – encaminhar à Secretaria de Bens e Serviços – Coordenadoria de Expediente, até o 5º dia útil. Obs: o relatório do AR (tanto expedido no SAJ quanto o manual) constarão no relatório. Todavia, o AR Digital não entra no relatório, tendo em vista o convênio do Tribunal com os Correios.

Endereçado o envelope e colado o AR, fazer a guia de postagem por meio do menu “Ar – Guia de postagem”, clicar em “Novo” e com o leitor do código de barras ou manualmente, inserir o código do AR - finalizar guia - imprimir uma via e encaminhar junto com as correspondências para os correios. Em momento posterior o Correio devolverá um extrato, por onde faz o relatório da correspondência.

O memorando circular nº 157.664.070.0001/2018 orienta sobre o procedimento para solicitar informações sobre a entrega das correspondências postadas.


Relatório

Data

Alarme e cerca elétrica

1º dia útil

Limpeza

1º dia útil

Policial Militar

1º dia útil

Juiz de Paz

5º dia útil

Detalhamento do serviço de limpeza

5º dia útil

Correspondências

5º dia útil

5. Cartão bancário da Comarca

Primeiramente a Secretaria de Finanças vai cadastrar como “suprida” a Secretária (o) e a (o) Chefe de Cartório. Os pedidos de valores são feitos para o Júri e para as despesas de pequeno valor, por exemplo: gás, manutenção de pequenos reparos (torneiras). Se for o caso de valor alto, terá que solicitar na Secretaria de Obras para ver se eles autorizam adquirir por meio do “Suprimento de Fundos”. Caso positivo, imprimir a autorização e anexar na prestação de contas (verificar se a Secretaria de Finanças já foi comunicada do servidor responsável pelos cargos de Secretaria de Direção do Foro e Chefe de Cartório). Quando o cartão chegar, comparecer no banco para desbloquear o cartão.

Para fazer pedido de valor: intranet – secretaria de finanças – suprimento de fundos (este acesso só será possível após liberação pela Secretaria de Finanças). Abrirá uma tela para preencher, cadastro – cadastrar a concessão (preencher conforme solicitado, importante se atentar para o horário do júri, devido à diferença de valor).

Despesas de pequeno vulto: feito o requerimento não é possível imprimir ainda, tem que esperar a liberação pela Secretaria para o juiz da Comarca assinar, o juiz assinando deve ser remetido o documento à Secretaria de Finanças, já aparece como pago e o prazo de aplicação (pagamento) e o prazo para prestar conta. Os valores que sobrar terão que ser devolvidos ao Tribunal por meio de conta bancária. O sistema faz o abatimento do valor disponível em conta e o valor conforme são inseridas as notas fiscais.

Criação de um processo: assim que o Tribunal disponibiliza o valor em conta é criado um processo no SCDPA “Despesa de pequeno vulto pronto pagamento/despesa”. Após as notas cadastradas, extrato bancário, recibo do valor devolvido, voltar na intranet (mesmo caminho acima), vai ter o ofício de encaminhamento, demonstrativo de despesa (mostra as notas cadastradas), no campo justificativa (lançar nota por nota detalhadamente, por exemplo: a nota nº xx refere-se as despesas do júri realizado dia xx), tudo será juntado no processo de prestação de contas e devolvidos ao remetente.

Obs: materiais que o Tribunal manda não podem ser comprados (material de escritório, café, açúcar, material de limpeza).

Para o Júri, o sistema gera automaticamente um valor. Ex.: se matutino – almoço R$ 510,00; se for vespertino – lanche R$ 230,00 (referência de valores: abril/2019).

6. Regularização do ponto eletrônico

Em caso de necessidade de retificar a frequência, inserir abono de falta, ou inserir requerimento de pedido de pagamento de horas (mediante autorização judicia, por escrito ou e-mail), acessar a frequência do servidor e retificar o horário ou inserir documentos. A regularização da frequência dos servidores é feita até o 3º dia útil do mês subsequente - parágrafo único do art. 36 da Portaria nº 200/2009.

7. Remessa de malote

A Comarca tem malote e, caso seja necessário utilizá-lo, será expedindo um ofício contendo as seguintes informações: o que se envia, para quem se envia e quem é o responsável pelo envio, por exemplo:

Documento: petição

Destino: Amambai

Responsável: secretário

8. Prontuário dos servidores

Fazer dentro do SCDPA "Criados – Cadastrar – Cadastrar processo", vai aparecer a mensagem “Utilizar processo digital” clicar em “Sim” – em natureza e tipo escolher “Administrativo” – colocar em sigilo que constará como “Rest”. Este processo permanecerá em “Criados” e sempre que necessário fazer a busca por meio da ferramenta de pesquisa. No campo “assunto” sugere-se que seja inserido informação de que se trata de prontuário do servidor “Fulano de Tal”, a fim de facilitar no momento de identificação.

9. Pasta de ordem de serviço determinado pelo Juiz Diretor do Foro

Feito no SCDPA nos moldes do Prontuário do servidor. Obs.: nada impede que seja feita uma pasta na rede.

10. Pasta de ofícios recebidos (digital)

Feito no SCDPA nos moldes do Prontuário do servidor. Obs: nada impede que seja feita uma pasta na rede.

11. Pasta de ofícios enviados (digital)

Feito no SCDPA nos moldes do Prontuário do servidor. Obs: nada impede que seja feita uma pasta na rede.

12. Outras anotações

  • O termo de correição (judicial e extrajudicial) será arquivado em pasta própria (digital, na rede).
  • Demais pastas que entender necessário (físico ou digital).

13. Arquivo

Processo físico remetido ao arquivo:  receber a carga por meio do SAJ (tem que ter lotação no arquivo). Sugere-se que as caixas contendo os processos sejam diferenciadas das caixas dos processos digitalizados, a fim de evitar o lançamento de carga de processos digitais.

Processo eletrônico (físico remetido ao arquivo): não há carga a ser recebida; acondicionar em arquivo.

Processo remetido ao arquivo judicial centralizado: Regra da Resolução nº 89/2013as comarcas do interior poderão remeter ao Arquivo Judicial Centralizado os processos judiciais da Justiça Comum arquivados definitivamente, com mais de cinco anos de trânsito em julgado. Tem orientação disponível no GPS “Arquivo Judicial Centralizado – Regularização de pendências de processos físicos”.

Protocolo e protocolo integrado; Art. 18, parágrafo único, 152 e seguintes do Código de Normas: faz dentro do SAJ-Protocolo; selecionar o tipo de documento, a quantidade de folhas (o sistema automaticamente preenche 1, mas ele permite fazer dois protocolos, por causa da cópia), colocar o número do processo. O SAJ já puxa o foro de destino, porém em caso de dúvida poderá ser feita a consulta por meio da consulta processual no SAJ. Preenchidos os campos de categoria, classe e assunto.

Obs: caso o protocolo seja equivocadamente feito em processo diverso ao qual pertence, o cartório poderá regularizar (por meio de transferência de protocolo), sem prejuízo do número do protocolo gerado.

Caso seja processo de outra Comarca faz o protocolo e remete a via física ao destino.

Processo com bens/objetos apreendidos: caso haja bens/objetos volumosos apreendidos, permitir que sejam enviados ao arquivo somente se estiverem devidamente identificados com o número do processo e cadastrados no SAJ (confirmar por meio de consulta).

Processo que tramita na direção do foro: serão de responsabilidade do secretário todos os atos pertinentes a ele (expedição, intimação, vista, certificar decurso de prazo, entre outros).

Processo que deve ser enviado em Grau de Recurso à Corregedoria: tem orientação disponível no GPS “Remessa dos autos à Corregedoria”.

Processo referente à prestação pecuniária: Provimento nº 86 – tem orientação disponível no GPS.

14. Normas importantes

Portaria nº 200/2009 - Dispõe sobre o controle do registro de ponto dos servidores do Poder Judiciário Estadual.

Portaria nº 1.398/2018 - Cria função de confiança para atender a estrutura funcional da comarca de Coronel Sapucaia.

Portaria nº 1.418/2019 - Delega atribuições regimentais ao Vice-Presidente, aos Presidentes das Seções, aos Juízes Diretores de Foro e servidores ocupantes de cargos de direção do Tribunal de Justiça e dá outras providências.

Portaria nº 1.265/2018 – Padroniza o cabeçalho dos documentos oficiais e os modelos institucionais de documentos do Poder Judiciário Estadual a serem emitidos pelo SAJ – Sistema

de Automação da Justiça.

(warning) Evite impressões, consulte sempre o GPS. Orientação sujeita a alterações.

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