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CONCEITO

Sistema de Intimação por Telefone (SITRAé a realização da intimação judicial das partes por meio do contato telefônico gravadoamplamente utilizada no âmbito dos Juizados Especiais e Adjuntos Cíveis e Criminais, por força da Instrução n. 8, de 8 de janeiro de 2005.

Recentemente, o Provimento n. 150, de 17 de janeiro de 2017 estendeu a intimação via SITRA para a Justiça Comum de primeiro grau do Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do Sul.

Sinteticamente, trata-se da intimação dos interessados (partes, testemunhas, vítimas, terceiros, advogados, etc.) por intermédio do contato telefônico gravado. O servidor repassa as informações do processo e a intimação de determinado ato para próprio intimandosempre informando previamente que as ligações são gravadas, certificando a ligação nos autos e armazenando o áudio no processo.

O procedimento imprime celeridade e eficiência ao trâmite processual, reduzindo os custos ao Poder Judiciário.

2 HIPÓTESES DE CABIMENTO

2.1 Juizado

O Art. 4º da Instrução n. 8, de 8 de janeiro de 2005 prescreve que todas as intimações das partes, nos processos cíveis e criminais dos Juizados, deverão ser feitas pelo telefone, “exceto as que se referem à penhora e depósito, que se efetivam juntamente com a citação”.

O Art. 5º, por sua vez, dispõe que “quando as partes tiverem procurador nos autos, as intimações serão feitas pelo telefone, devendo o servidor comunicar-se diretamente com o advogado, suprimindo-se a publicação pelo Diário da JustiçaEmbora haja tal previsão, verifica-se que na prática dos Juizados as intimações dos advogados ocorrem por DJe, tendo em vista a facilidade e agilidade desta forma de intimação.

2.2 Justiça Comum

O Art. 2º do Provimento n. 150, de 17 de janeiro de 2017, menciona que “a intimação de que trata este provimento dar-se-á nos casos em que o ato processual não dependa de forma determinada em lei e seja voltado à cientificação das partes acerca das matérias de seus interesses, que não lhes cause prejuízo ou, ainda, por determinação expressa do magistrado, quando assim entender necessário”.

Segue rol exemplificativo das hipóteses em que o SITRA será usado na Justiça Comum, elaborado em Parecer homologado pelo Corregedor no Pedido de Providências nº 126.122.0012/2015:

a) notificação da parte ofendida acerca da decisão que concede ou não medidas protetivas no âmbito da Lei Maria da Penha;

b) intimação do guardião, curador, tutor, inventariante e demais casos em que seja necessária a assinatura e retirada do respectivo termo em cartório;

c) intimação para assinatura e retirada do termo de caução, exceto nos casos em que o advogado tenha poderes para tanto;

d) intimação do inventariante/herdeiro para retirada do formal de partilha;

e) intimações em geral nos processos que tramitam sob jurisdição voluntária;

f) comunicação das partes e testemunhas acerca do cancelamento e/ou redesignação de audiências;

g) intimação da parte para regularizar sua representação processual;

h) nos demais casos expressamente determinados pelo juiz;

Na Justiça Comum, não é possível a intimação de advogado por meio do SITRA.

3 PROCEDIMENTO

3.1 Configurações técnicas

Inicialmente, além do telefone, de preferência com headset (fone de ouvido), é necessário ter o gravador PCTEL (hardware e software específico vinculado ao sistema de telefonia do TJMS) devidamente instalado no computador, para que as conversas possam ser corretamente gravadas, marcando dia e hora da criação dos arquivos de áudios (Art. 7º da Instrução n. 8/2005).

Os arquivos de áudio serão armazenados no formato Som Wave no próprio HD do computador ou na rede interna do respectivo setor (dependendo da configuração escolhida). Este formato de aquivo não é lido pelo SAJ, por esta razão é necessária a conversão dos arquivos Som Wave para o formato (.wav ou .mp3), para que eles sejam importados na pasta digital (SAJ).

conversão do formato é feita de forma rápida pelo programa WinFF. O servidor deve abrir o referido programa, selecionar as configurações recomendadas (Microsoft e WMV SAJ-PG5) e o local de armazenamento do áudio. Após, clicar no botão adicionar.

DICA!

O programa WinFF exige a extensão Microsoft para que possa realizar as conversões dos áudios no formato correto que o SAJ importe. O referido programa não lê arquivos de áudios com nomenclatura que tenha caracteres especiais: acentos, cedilhas, etc (ex: ç, `, ´, ^, ~, etc). Ou seja, quando o servidor for nomear os arquivos NÃO deve colocar os caracteres especiais, basta colocar os nomes com os caracteres simples (ex: em vez de “João da Silva”, colocar “Joao da Silva”).

Abrirá a janela do windows para escolha do arquivo de multimídia desejado (no caso do exemplo abaixo, foi escolhido o arquivo “Teste de Audio”), confirmar se ele foi corretamente adicionado e clicar no botão Converter.

Posteriormente, aparecerá uma nova janela Convertendo "Nome do Arquivo" (tela preta), na qual a conversão acontecerá.

No final do procedimento, a conversão do arquivo estará pronta para a importação para o SAJ, estando no formato .wav ou .mp3.

INFORMAÇÃO!

Dependendo da configuração do software de gravação PCTEL, ele pode começar a gravar a partir da retirada do fone do gancho e terminar com a colocação do fone no gancho de volta. O arquivo de áudio é criado e finalizado automaticamente sincronizado com a retirada do fone do gancho. Ele capta o som ambiente (conversas, respiração, etc). Logo, é necessário estar num local silencioso, sem ruídos externos para que a gravação não fique inaudível ou carregada.

Os equipamentos e a instalação serão feitos pelo setor da Informática. Para tanto, será necessário abrir um chamado na intranet (Suporte TI) solicitando os equipamentos e as instalações necessárias para uso do SITRA (Periféricos e Acessórios de Computador > Gravador Telefônico > Instalação).

ATENÇÃO!

A entrega do equipamento observará a disponibilidade orçamentária para tanto, sendo priorizadas as varas com competência para processamento dos feitos relativos à Lei Maria da Penha, ao Direito de Família, ao Direito de Sucessão e de Jurisdição Voluntária (conforme decidido no Pedido de Providências nº 126.122.0012/2015).

3.2 Ligações em si

Durante as ligações, os servidores devem manter um diálogo claro e simplesde forma educada, tratando com urbanidade e profissionalismo as pessoas a serem intimadas.

Muitas vezes os intimandos são pessoas simples, leigas em termos jurídicos. Nos casos em que o servidor perceber a dificuldade da pessoa intimada em entender o conteúdo da intimação, deve-se usar uma linguagem ainda mais clara, informal, a fim de que a mensagem seja passada e o interessado a entenda corretamente, alcançando a finalidade do ato da intimação.

Na hipótese de a ligação conter ruídos ou barulhos que atrapalhem a sua compreensão, o servidor precisa ter certeza de que a pessoa ouviu e entendeu a mensagem, ouse necessário, tentar realizar o ato intimatório em momento posterior.

Ao telefonar, o servidor deve se identificar (dizendo nome, função, local da ligação, a razão da ligação, etc.), informar própria pessoa intimada de que a ligação está sendo gravada e proceder à realização do ato da intimação em si (Art. 7º da Instrução n. 8/2005 e Art. 4º do Prov. n. 150/2017).

INFORMAÇÃO!

Embora na Justiça Comum o art. 2º do Prov. n. 150/2017 mencione que o SITRA deva ser utilizado nos casos de interesse das partes, que não lhes cause prejuízo, no Juizado ele é usado para os mais diversos fins, a exemplo da intimação da sentença. Assim, se o não-atendimento da intimação tiver alguma consequência jurídica, a pessoa deve ser claramente cientificada desse efeito pelo telefone, sob pena de nulidade do ato.

Após a finalização da ligação, caso a intimação seja positiva e tenha alcançado a sua finalidade (a pessoa correta tenha sido intimada), o servidor deve certificar nos autos a realização da intimação (Certidão Positiva do SITRA). Na hipótese de a intimação não se realizar, também deverá ser certificado nos autos (Certidão Negativa do SITRA).

3.3 Certidões e áudios

A certidão de intimação deve conter necessariamente: o dia e a hora da ligação telefônica, o nome da pessoa com quem se falou, o resumo do teor da comunicação do ato, além de outras informações pertinentes dependendo do caso concreto (Art. 8º da Instrução n. 8/2005Art. 5º do Prov. n. 150/2017).

3.3.1 SITRA Positivo

A intimação realizada pelo SITRA somente será considerada positiva quando comunicada diretamente ao destinatário do ato, pois a comunicação à terceira pessoa poderá acarretar dano à parte.

No caso da certidão ser positiva, juntar o áudio na própria certidão de intimação positiva do SITRApor meio do editor do texto: Arquivo → Importar / Exportar  Importação de Arquivos Multimídia; abrirá o campo de Importação de Arquivos Multimídia → Inserir (escolher o arquivo de áudio) → Importar. Só depois liberar a certidão nos autos.

Caso o servidor equivocadamente acabe liberando nos autos a certidão de intimação sem vincular o áudio importado,  a possibilidade de juntar o áudio diretamente na pasta digital como outra certidão, logo abaixo da certidão de intimação positiva.

Nesse caso, o procedimento será: Pasta Digital → Arquivo → Importação de Arquivos Multimídiaabrirá o campo de Importação de Arquivos Multimídia → Inserir (escolher o arquivo de áudio, no campo objetivo colocar a informação “Intimação positiva – nome do intimado”, modificar a categoria para 13 – Certidão Cartório Importar → liberar.

OBSERVAÇÃO!

Uma vez liberado nos autos não é possível renomear o arquivo. Logo, importante selecionar corretamente a categoria do documento: 13 – Certidão Cartório.

3.3.2 SITRA Negativo

Se a ligação for negativa, certifica-se negativamente a intimação do SITRA, informando a razão pela qual a intimação não se realizou: número inexistente, número pertencente a terceiro, chamada remete à caixa postal, chamada ocupada, número não atende, etc.

Alimenta-se o cadastro de partes com as informações sobre determinado número: Cadastro de partes (escolher a pessoa) → qualificação → complemento (colocar razão da negativa do SITRA).

Verificada a hipótese de intimação negativa (certidão de SITRA negativo), os servidores deverão, de ofício, proceder às demais formas de intimação (carta com aviso de recebimento, mandado de intimação ou carta precatória) dependendo da urgência do caso, optando sempre pelo meio mais célere e com maior chance de êxito1.

A experiência mostra que, no cotidiano do SITRA, frequentemente há notícia de números de contatos telefônicos novos nos autos, por meio de familiares/amigos que passam informações nas ligações. Nesses casos, deve-se certificar no processo o número novo, bem como a forma pela qual ele foi obtido. O servidor deverá alimentar o cadastro de partes com o novo número e proceder à nova tentativa de ligação2.

IMPORTANTE!

A atualização do cadastro de partes é necessária e importante para facilitar a identificação do número correto de telefone, evitando-se que os demais servidores percam tempo lendo todas as eventuais certidões anteriores negativas do SITRA presentes nos autos.

3.4 Modelos da Instituição disponíveis no SAJ-PG

Para atender à Justiça Comum foram criados dois modelos genéricos de certidão da instituição no SAJ-PG:

  • 503583 - PJMS - CGJ - Certidão Intimação SITRA - Negativa;

  • 503582 - PJMS - CGJ - Certidão Intimação SITRA - Positiva.

Atualmente, existem outros modelos de certidões da instituição relativos ao SITRA disponíveis no SAJ para atender aos Juizadosos quais poderão ser identificados pelas expressões “PJMS” e “SITRA” no nome do documento.

4 PRAZO PARA O CUMPRIMENTO E NÚMERO DE TENTATIVAS

O servidor deve persistir nas ligações, pois nem sempre elas são atendidas de plano.

Conforme decidido no Pedido de Providências n. 126.122.0012/2015, as ligações deverão ser cumpridas pela serventia em no máximo três tentativas em dias e horários diferentes antes de ser certificada negativamente, desde que esse procedimento não extrapole o prazo final de cinco dias previsto no Art. 228 do CPC.

Com relação aos atos urgentes, assim reconhecidos pelo juiz no pronunciamento judicial a ser efetivado, entende-se que devem ser imediatamente cumpridos pelos serventuários ou, no caso de impossibilidade, no prazo máximo de 24 (vinte e quatro horas).

Se porventura, o procedimento exceder ao prazo de cinco dias ou a intimação for urgente, o servidor deverá realizar as tentativas no mesmo dia, em horários diferentes, respeitando o intervalo mínimo de trinta minutos entre as tentativas antes de certificar o SITRA negativo.



1 Decisão proferida no Pedido de Providências nº 126.122.0012/2015.

2 Orientação ministrada no curso da EJUD sobre Juizado Especial Criminal.

(warning) Não imprima! Orientação sujeita a alterações.