Ofícios são comunicações escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administração e particulares, em caráter oficial1. Normalmente, o conteúdo do ofício é matéria administrativa propriamente dita, mas ele pode veicular também matéria de caráter social, oriunda do relacionamento da autoridade em virtude do seu cargo ou função2.
Contudo, a despeito das diversas orientações constantes no GPS, no Código de Normas da CGJ, nas orientações do Departamento Correcional, por diversas vezes exsurgem dúvidas sobre a forma de remessa destes expedientes, para onde enviá-los e se há ou não necessidade de fazê-lo.
ATENÇÃO!
AR – AVISO DE RECEBIMENTO:
- Não deve ser utilizado o AR – Aviso de Recebimento manual, aquele fornecido pelos Correios e preenchido manualmente. O AR deve ser gerado pelo sistema SAJ, vinculado ao processo, podendo ser AR comum ou AR-Digital (se o modelo permitir), a fim de gerar pendência no processo. A funcionalidade do AR Digital permite o envio e o recebimento automatizados dos Ar’s por meio de integração entre o SAJ-PG5 e o sistema dos Correios. Para melhor entendimento de como emitir um documento com AR Digital, vide a Orientação Emissão de AR Digital.
- O sistema de entrega por meio de “ofício com recibo”, aqui destacado em algumas situações, é prática usual em algumas comarcas do interior do estado, em que as correspondências são entregues por um servidor do foro diretamente ao destinatário, com o intuito de imprimir celeridade ao procedimento.
CARTÓRIO EXTRAJUDICIAL:
Para envio de expediente aos cartórios extrajudiciais, deve-se proceder em conformidade com o Provimento-CGJ nº 101/2014 (Malote Digital), Provimento-CGJ nº 146/2016 (CERI) e Provimento-CNJ nº 56/2016 (CENSEC), se o processo tramitar sob a égide da Justiça Gratuita, ou seja, o cartório sempre encaminha o expediente, ressalvado entendimento do magistrado que preside a ação;
Com relação a Central Eletrônica de Registro de Imóveis – CERI-MS, instituída pelo Provimento-CGJ nº 146/2016, os magistrados foram comunicados por meio do Ofício-Circular nº 126.664.075.0011/2017, sobre a solicitação de acesso à CERI-MS e de que poderão indicar até dois servidores do Juízo para serem cadastrados naquela Central. O servidor deve atentar-se para os casos em que será permitido a utilização do sistema (Vide orientação Sistema CERI-MS (Central Eletrônica de Registro de Imóveis)) e, nas situações em que não for possível, deverá utilizar a via convencional, ou seja, por carta/ofício remetidos por Malote Digital ou Ofício com Recibo.
- NOVIDADE! Por meio do Ofício-Circular nº 126.664.075.0171/2019, foi comunicado aos Juízes de Direito deste Estado que se encontra disponível o acesso ao Sistema da Central de Informações do Registro Civil - CRC (instituída pelo Provimento CNJ nº 46/2015), com a finalidade de gerenciar informações referentes a nascimentos, casamentos, óbitos, natimortos, emancipações, ausências e interdições e a expedição de certidões eletrônicas. A solicitação de acesso deverá ser efetuada, exclusivamente, por meio da página da Corregedoria-Geral de Justiça, no menu Sistemas, na aba "Solicitação de Acesso"(http://sistemas.tjms.jus.br/guest/restrito/solicitacaoExternaForm.xhtml) e as consultas poderão ser feitas pelo endereço: https://sistema.registrocivil.org.br.
JUSTIÇA PAGA:
Em se tratando de Justiça Paga, a parte deverá ser intimada a fim de retirar o documento em cartório ou imprimi-lo (via e-SAJ), e recolher os emolumentos na serventia extrajudicial, para efetivação do ato.
Segue, abaixo, quadro contendo algumas orientações acerca da remessa de ofícios, bem como as peculiaridades de cada caso. Conforme forem surgindo dúvidas ou forem atualizadas as normas, esse quadro será atualizado.
ASSUNTO | DESTINATÁRIO | FORMA DE ENVIO DO OFÍCIO | CONSIDERAÇÕES | REGULAMENTAÇÃO | OBSERVAÇÕES |
|---|---|---|---|---|---|
Interdição | TRE | Não envia
| Com o advento do Estatuto da Pessoa com Deficiência, o instituto da incapacidade absoluta3 para efeitos civis foi bastante limitado e se restringiu, unicamente, aos menores de 16 (dezesseis) anos, motivo pelo qual, não há mais comunicação de interdição ao TRE. | A Justiça Eleitoral deve se abster de promover anotações de suspensão de direitos políticos por incapacidade civil absoluta, ainda que decretada anteriormente à entrada em vigor do Estatuto da Pessoa com Deficiência, nos históricos dos respectivos eleitores, de forma a se adequar aos novos parâmetros fixados. | |
Interdição | Cartório de Registro de Pessoas Naturais | Se houver decretação de interdição (por situações específicas expressas em Lei) a inscrição da sentença junto ao Cartório de Registro de Pessoas Naturais deve ser realizada. Por meio do sistema CRC JUD, os membros do Poder Judiciário poderão realizar buscas de registros de nascimentos, casamentos e óbitos, e solicitarem certidões eletrônicas do Registro Civil. A solicitação de acesso ao referido sistema poderá ser realizada pela intranet, no banner da Corregedoria-Geral de Justiça> Sistemas > Solicitação de Acessos. | 2) Ofício-circular nº 126.664.075.0171/2019 4) Cartilha da CRC, sendo que a CRC JUD, encontra-se no módulo 6, da referida cartilha. Observação: Na cartilha da CRC consta como Normatização o Provimento nº 38/2014 do CNJ, o qual foi revogado pelo Provimento-CNJ nº 46/2015. | A interdição é anotada de ofício ou mediante comunicação nos assentos de nascimento e casamento do interdito. Essa anotação visa a conferir maior publicidade ao ato, além de permitir o efetivo conhecimento dessa relevante alteração do estado civil. Link de acesso ao CRC JUD para consultas e demais solicitações: | |
NOVIDADE! Informações e certidões eletrônicas sobre nascimentos, casamentos, óbitos, natimortos, emancipações, ausências e | |||||
Levantamento de Interdição | TRE | AR ou Ofício com Recibo
| As informações decorrentes da sentença de levantamento da interdição devem ser feitas por ofício e não pelo INFODIP. A remessa não pode ser feita via Malote Digital, porque o TRE não acessa este recurso. | 1) Ofício-circular nº 235/2016-TRE/CRE/CJA/SDPRI | Os lançamentos realizados antes da entrada em vigor da Lei de Inclusão da Pessoa com Deficiência deverão ser regularizados nos registros de interdição mediante provocação do eleitor interessado, por via judicial. O processo deve tramitar no mesmo Juízo que decretou a interdição. |
Averbações, Retificações e Anotações | Cartórios Extrajudiciais (de Serviços Notariais e Registros) | Central Eletrônica de Registro de Imóveis - CERI-MS ou
| Qualquer comunicação deve ser realizada por meio do sistema CERI4 (Central de Registro de Imóveis), em que constam serviços cartoriais relacionados ao registro de imóveis, por meio eletrônico, entre eles a recepção e envio de notificação de alienação fiduciária, contratos e escrituras, a expedição de certidões, a pesquisa para localização de imóveis e a visualização de matrículas on-line entre outros. Quando não for possível usar a CERI, deve-se utilizar o Malote Digital (Sistema Hermes), instituído como meio de comunicação oficial entre os Serviços Notariais e de Registro e entre estes e os órgãos do Poder Judiciário de todo País, inclusive Tribunais Superiores5. | 4) Ofício-circular nº 126.664.075.0011/2017 | Com relação ao CERI, tem orientação no GPS Eletrônico acerca da utilização do sistema: Sistema CERI-MS (Central Eletrônica de Registro de Imóveis). Nos demais casos, utilizar o Malote Digital para encaminhamento dos expedientes relacionados. As comunicações entre as serventias extrajudiciais, bem como entre estas e o Poder Judiciário devem ser feitas pelo meio instituído. Só será admitido o envio de expedientes por AR ou qualquer outro meio em situações excepcionais ou de indisponibilidade do sistema6. |
ATUALIZADO 29.6.20.
| TRE | Não envia
| As informações devem ser inseridas através do sistema INFODIP, até o décimo dia subsequente à ocorrência dos fatos (art. 7º da Resolução Conjunta nº 6/2020). Link de acesso: https://producao-app.tre-ms.jus.br/infodipweb/home/ | 1) Ofício-circular nº 126.664.075.0037/2016 2) Ofício nº 456/2015-SEDIP/CRE-MS 3) Resolução Conjunta nº 6/2020, do CNJ e TSE | Caso sejam remetidos ofícios por meio de AR, e-mail, ofício com recibo ou qualquer outra forma de envio, o TRE devolverá o expediente. Tem orientação sobre o assunto no GPS:INFODIP - TRE/MS Comunicações Eletrônicas de Condenações Criminais e Extinção da Punibilidade. Atenção! Conforme art. 11 da Resolução Conjunta nº 6/2020, deverão ser mantidas as atuais sistemáticas de comunicação à Justiça Eleitoral (INFODIP) e ao CNCIAI (Cadastro Nacional de Condenados por Ato de Improbidade Administrativa), até o dia 31/12/2020, ou até serem ultimados o desenvolvimento e a adequação do sistema INFODIP. |
Inventário Partilha (Solicitação de Informação sobre a existência de testamento) | Cartórios Extrajudiciais (de Serviços Notariais e Registros) | Com o advento do Provimento-CNJ nº 56/2016 tornou-se obrigatório consultar o Registro Central de Testamentos On-Line (RCTO) para processar os inventários e partilhas judiciais e lavrar escrituras públicas de inventários. As consultas devem ser realizadas pela CENSEC7. | A solicitação sobre a existência de testamento pode ser enviada para o e-mail pedido@notariado.org.br ou o magistrado poderá efetuar o cadastro no sistema da CENSEC. Consta no GPS Eletrônico aviso acerca de como realizar o cadastro de magistrados e serventuários no sistema da CENSEC: Remessa de E-mail à CENSEC para Obtenção de Informação sobre a Existência de Testamento. | ||
NOVIDADE! Inclusão do nome da parte executada em cadastros de inadimplentes (Art. 782, § 3º do CPC) e consulta de endereços | SERASA |
| A requerimento da parte, o juiz pode determinar a inclusão do nome do executado em cadastros de inadimplentes (§3º, do art. 782 do CPC). | 1) Ofício-circular nº 163.630.073.0249/2016 2) Ofício-circular nº 164.698.075.0028/2017 | O Sistema Serasajud serve para facilitar a tramitação dos ofícios entre os tribunais e a Serasa Experian, através da troca eletrônica de dados, utilizando a certificação digital para mais segurança. Conforme consta no Ofício-circular nº 163.630.073.0249/2016 da Presidência, o TJMS firmou convênio com a Serasa Experian, para uso do aplicativo Serasajud, a fim de agilizar o cumprimento das ordens judiciais emitidas pelos magistrados. A solicitação de acesso será realizado por meio da página da Corregedoria-Geral de Justiça, no menu Sistemas, na aba "Solicitação de Acessos" . Após análise da CGJ, o solicitante receberá o login e a senha de acesso ao sistema em seu e-mail funcional. O link para acesso ao sistema Serasajud é: https://www.serasaexperian.com.br/serasajud Por meio do Ofício-Circular nº 126.664.075.0037/2020 - CGJ, foi informado aos juízes do Estado da implantação do Novo Serasajud, que, por ora, possui duas novas funcionalidades automatizadas: inclusão de ações no cadastro de inadimplentes e consulta de endereço, sem a necessidade de expedição de ofício para análise do Serasa. Os servidores com acesso ao Serasajud poderão utilizar as funcionalidades de Inclusão de Ação no cadastro de inadimplentes da Serasa Experian e de consulta de endereços por meio do link www.serasaexperian.com.br/novoserasajud no navegador Google Chrome. |
NOVIDADE! Protesto O art. 517 do CPC prevê a possibilidade de protesto de decisão judicial contra a qual não caiba recurso. | Tabelionatos de Protestos de Títulos | ou AR (aviso de recebimento)
| Iniciado o cumprimento de sentença/decisão, o devedor é intimado para adimplir a obrigação no prazo de 15 dias (ou 3 dias, no caso de alimentos). Não ocorrendo o cumprimento voluntário, o credor poderá levá-lo a protesto. Para a lavratura do protesto, o exequente deverá apresentar a certidão de teor da decisão perante o Tabelionato competente, que será fornecida no prazo de 3 (três) dias pela serventia. Em sendo a parte beneficiária da assistência judiciária gratuita e se for determinado pelo magistrado, o servidor do cartório poderá encaminhar a certidão ao Tabelionato de Protesto competente. Se comprovada a satisfação integral da obrigação, a requerimento do executado, o protesto será cancelado por determinação do juiz, mediante ofício a ser expedido ao tabelionato, no prazo de 3 (três) dias, contado da data de protocolo do requerimento (art. 517, § 4º, do CPC). | 1) artigo 517 do Código de Processo Civil; 2) Lei de Protesto nº 9.492/97; 3) Código de Normas da Corregedoria-Geral de Justiça, no capítulo “Do Tabelionato de Protesto” (arts. 494 a 554). | Para o cancelamento do protesto é necessário que tenha decorrido eventual prazo para interposição do recurso contra a decisão/sentença que decidiu desta forma, conforme menciona o art. 26, § 4º da Lei de Protesto nº 9.492/97. Caso não tenha decorrido o prazo recursal, deverá ser verificado com o juiz acerca da possibilidade de apenas suspender os efeitos do protesto, uma vez que NÃO existe a “reativação” de protesto cancelado. Se a decisão que determinou o cancelamento do protesto for reformada, e o protesto já tiver sido cancelado, será necessário proceder a um novo registro de protesto.
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Para maiores informações, vide a orientação do GPS: 1 MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 42.ed. São Paulo: Malheiros, 2016.
2 KASPARY, Adalberto J. Redação Oficial – Normas e Modelos. 19.ed. São Paulo: Globo, 2016.
3 Com a entrada em vigor da Lei n. 13.146, de 06.07.2015 Estatuto da Pessoa com Deficiência), a pessoa tem impedimento de longo prazo, de natureza física, mental, intelectual ou sensorial, nos termos do art. 2º - não deve ser mais tecnicamente considerada civilmente incapaz, na medida em que os arts. 6 e 84, do mesmo diploma, deixam claro que a deficiência não afeta a plena capacidade civil da pessoa. A sentença de interdição tem caráter declaratória e não constitutivo. Assim, o decreto de interdição não cria a incapacidade, pois esta decorre da doença. Desse modo, a incapacidade, mesmo não declarada, pode ser apreciada caso a caso. (Pablo Stolze Gagliano e REsp 1206805/PR).
4 Prov. CGJ 146/2016/Art. 4º- A CERI-MS e o SREI são regulamentados pelas normas contidas neste Provimento, com observância das diretrizes gerais estabelecidas pela legislação federal e pelo Conselho Nacional de Justiça-CNJ, destinando-se: I - ao intercâmbio de documentos eletrônicos e de informações entre os ofícios de registro de imóveis, o Poder Judiciário, a Administração Pública e o público em geral; II - à recepção e ao envio de títulos em formato eletrônico; III - à expedição de certidões e a prestação de informações em formato eletrônico; IV - à formação, nos cartórios competentes, de repositórios registrais eletrônicos para o acolhimento de dados e o armazenamento de documentos eletrônicos; V - à facilitação do acesso aos ofícios de registro de imóveis, via CERI-MS, inclusive para fins de fiscalização pelo Poder Judiciário.
5 Prov. CGJ 101/2014 / Art. 3º- O uso do Malote Digital compreenderá as seguintes comunicações: I - realização de buscas quanto à existência da lavratura de atos notariais e de registros; II - solicitação de 2ª vias de certidões nos serviços notariais e de registros; III- decretação de indisponibilidade de bens imóveis, bem como o levantamento desse gravame nas matrículas ou indicadores pessoais; IV - comunicação de anotação e de averbação, previstas nos Capítulos X, XII e XIII da Lei 6.015/73; V - comunicação de substabelecimento e revogação de procuração pública e rerratificação de escritura pública, originária de outras serventias; VI - comunicação de abertura de matrícula em outra circunscrição imobiliária, para fins de encerramento da matrícula existente na circunscrição anterior; VII - no que couber, comunicações dirigidas aos órgãos do Poder Judiciários cadastrados no Sistema Malote Digital.
6 Prov. CGJ 101/2014/ Art. 1º- Fica instituído o Malote Digital - Sistema Hermes como meio de comunicação oficial entre os serviços extrajudiciais e entre estes e os órgãos Poder Judiciário, inclusive Tribunais Superiores, ressalvados os casos de indisponibilidade do sistema. §1ºNas hipóteses em que o serviço extrajudicial ou órgão do Poder Judiciário destinatário não dispuser de cadastro no Malote Digital, o documento, excepcionalmente, poderá ser encaminhado em meio físico. (grifo nosso)
7 Prov. CNJ 56/2016 / Art. 1º- Os juízes de Direito, para o processamento dos inventários e partilhas judiciais, e os Tabeliães de Notas, para a lavratura das escrituras públicas de inventário extrajudicial deverão acessar o Registro Central de Testamentos On-Line (RCTO), módulo de informação da CENSEC – Central Notarial de Serviços Compartilhados, para buscar a existência de testamento público e instrumentos de aprovação e testamentos cerrados.
Evite impressões, consulte sempre o GPS. Orientação sujeita a alterações.
