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A cópia de peças entre processos da mesma vara faz parte da rotina cartorária. A exemplo, pode-se citar o desentranhamento de peças de autos de processo eletrônico previsto no artigo 26, §1º, I, do Provimento nº 70/2012, que dispõe que "sendo eletrônico o processo destinatário e da mesma vara, a peça será copiada para o processo destino".

Pode-se citar, ainda, o cadastro e distribuição de PECs, o desentranhamento de pedido de cumprimento de sentença, translado de sentença proferida em autos de embargos para o processo principal, bem como em casos de determinação do juiz que se proceda a cópia de documentos ou peças que julgar necessários.

1. DA CÓPIA DE PEÇAS ENTRE PROCESSOS ELETRÔNICOS

Para realizar a cópia, o servidor deve acessar a tela de “Digitalização de Peças Processuais”, informar o número do processo. Clicar no menu “Arquivo”“Copiar peças de outro processo".

Em seguida, o sistema abrirá a tela denominada “cópia de páginas”. O servidor deverá informar o número do processo do qual se pretende extrair as cópias, e selecionar as peças que serão copiadas, clicando em “Copiar”.

Caso necessário, é possível fazer cópia apenas de páginas de um documento selecionado. Para isso, basta clicar na caixa que indica o número da página do documento e, após, clicar em “copiar”:

2. DA REGULARIZAÇÃO DAS PEÇAS COPIADAS ANTES DA LIBERAÇÃO

Concluída a cópia, o sistema fecha automaticamente a tela de “Cópia de páginas”, retornando para a tela de “Digitalização de Peças Processuais”, na qual as peças permanecerão pendentes de liberação na pasta digital do processo que deve recebê-las.

A assinatura digital permanece a mesma da origem, bastando apenas que o usuário salve a alteração efetuada para dar seguimento.

Antes de liberar as peças copiadas na pasta digital, o servidor deverá tomar as seguintes providências:

2.1. Peças Originárias do Gabinete

As peças sentença, despachos e decisões, devem ser recategorizadas obrigatoriamente como cópia (cópia de sentença, cópia de despacho, cópia de decisão). Antes de liberar, o servidor deve clicar na peça com o botão invertido do mouse e selecionar, no menu suspenso, a opção “Alterar tipo de documento”:

Em seguida, abrirá a tela de “Tipo de Documento Digital”. Basta que o usuário digite o código ou descrição do tipo correspondente ao documento desejado (ex: cópia de sentença, cópia de despacho, cópia de petição, etc.), conforme segue:

2.2. Regularização da Movimentação Associada ao Documento

A liberação na pasta digital implica no lançamento automático da movimentação associada à peça que está sendo liberada, o que deve ser regularizado antes da liberação.

A peça deverá ser liberada, sempre, com a movimentação 50656 – Documento Digitalizado”, para que NÃO sejam lançados nos autos dados que alterem a situação atual do processo, como por exemplo: movimentações de prazo e as relacionadas à judicância (ex: situação julgado).

Caso selecionada mais de uma peça para liberação, deve ser utilizada a "seta" para configuração da movimentação de todos os documentos.

Após a regularização de todas as peças, basta clicar em “Liberar”.

3. DA SEPARAÇÃO DE PEÇAS DE DOCUMENTO DIGITALIZADO

Existem casos em que, por erro ou equívoco, no ato da digitalização da peça dois ou mais documentos podem ser digitalizados juntos tornando-se um só. Caso isso ocorra e o documento já esteja liberado na pasta digital, é possível fazer a separação. Para isso, o servidor devera:

a) Abrir a tela de “Digitalização de Peças Processuais”, inserir o número dos autos e clicar sobre o documento que se deseja que as peças sejam separadas. Esse procedimento mostrará todas as páginas do documento. Após verificar a partir de qual página deseja-se realizar a separação. Selecionar a página e com o botão invertido do mouse sobre a página que se deseja fazer a separação, clicar na opção “Separar documento digital”, conforme figura abaixo:

b) A nova peça terá a mesma categoria da originária. O servidor deverá recategorizá-la de acordo com o documento correspondente.

Para renomear a peça separada o servidor deverá selecionar o documento e clicar com o botão invertido do mouse, após selecionar a opção Alterar tipo de documento” para recategorizar de acordo com a peça desejada.

Considerando que o documento separado já está assinado e liberado na pasta digital, portanto com movimentação já lançada, ao selecionar a opção “alterar tipo de documento”, o sistema abrirá a tela “tipo de documento digital”, constando campos específicos de informações sobre a movimentação atual e campo de alteração de movimentação para o novo tipo de documento. O Servidor, nos campos “Código” ou “Descrição” digitará o tipo que se pretende renomear a peça. Observe na figura abaixo:

Ao clicar em “Selecionar”, o sistema emitirá um alerta com a seguinte informação “alterando o tipo do documento, será excluída a movimentação associada a ele e lançada uma nova movimentação. Deseja continuar?”. O servidor deverá clicar na opçãoSim”.

ATENÇÃO!

Para os casos de alteração do tipo de documento digital de peça já liberada nos autos, o servidor, depois de realizada a alteração, deverá certificar nos autos o porquê da realização deste procedimento.

  

(warning) Evite impressões, consulte sempre o GPS. Orientação sujeita a alterações.

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