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1. DA INVIABILIDADE TÉCNICA DE DIGITALIZAÇÃO

Há situações em que não será possível a digitalização de documentos no processo eletrônico, as quais estão previstas no § 5º do art. 11 da Lei nº 11.419/2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial:

“§ 5º – Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume ou por motivo de ilegibilidade deverão ser apresentados ao cartório ou secretaria no prazo de 10 (dez) dias contados do envio de petição eletrônica comunicando o fato, os quais serão devolvidos à parte após o trânsito em julgado.

Na mesma linha, tanto o Provimento 305/2014 – CSM, no caput do art. 14, e o Provimento 70/2012, no caput do art. 18, adotam o conceito estabelecido pela Lei Federal.

Ademais, poderão ser enquadrados nesse conceito objetos apresentados em cartório, como CD's, DVD's, Pen-Drive's, munições, Armas, etc.

2. DO CADASTRO DE DOCUMENTO/BEM FÍSICO NO SAJ

O art. 16 do Provimento nº 305/2014 – CSM estabelece que o magistrado poderá determinar o depósito em Cartório dos documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável.

O Provimento 70/2012-CGJ dispõe acerca do procedimento a ser adotado no caso de inviabilidade técnica de digitalização, conforme se verifica pela transcrição do art. 18 que segue:

“Art. 18. Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável pelo volume ou ilegibilidade, e aqueles que por determinação do Juiz presidente do processo devem ficar depositados em cartório, permanecerão sob a guarda e responsabilidade da serventia, acondicionados de forma a facilitar a sua localização e manuseio.

§ 1º Os documentos serão registrados na tela de cadastro de objetos e devidamente identificados.

§ 2º Na pasta digital será liberada uma certidão cartorária, previamente elaborada pelo gerenciador de arquivos do SAJ, com a informação do conteúdo do documento, quantidade de páginas e local onde permanecerão acondicionados.”

De acordo com a norma vigente, esses documentos não serão digitalizados e ficarão depositados em cartório, certificando nos autos a sua existência e localização.

Para que fique registrada no SAJ a existência desses documentos, deve ser inserida a informação no cadastro de Armas e Bens, por meio do menu Cadastro → Armas e Bens:

Na janela de Cadastro de Armas e Bens, inserir o número do processo e clicar no botão Ins para habilitar os campos de cadastro do objeto ou documento pertencente ao processo. As informações serão lançadas de acordo com o documento enviado pelo representante da parte. Concluído o cadastro, salvar as informações.

Poderão ser inseridos mais de um documento ou objeto para o mesmo processo, para isso, basta clicar no botão Ins.

Inserida a informação no cadastro de armas e bens, armazenar o documento, devidamente identificado, em caixa numerada, que ficará guardada em cartório. Após, emitir a certidão determinada pelo § 2º do art. 18 do Provimento 70/2012, conforme modelo constante do SAJ, sob o código 900000 – Certidão Cartorária – Inviabilidade Técnica para Digitalização, com a seguinte movimentação vinculada: 50314 – certidão cartorária.

OBSERVAÇÃO!!!

O modelo contém o campo [Descrição completa do bem selecionado], para possibilitar a inserção dos dados do documento/objeto, de forma automática, quando da expedição da certidão. Por isso o cadastro do documento/objeto deverá ser realizado antes da expedição da certidão.


3. DO DOCUMENTO/BEM PROTOCOLADO

Apesar de receberem peticionamento via e-SAJ, os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável poderão ser encaminhados ao fórum via protocolo, conforme dispõe o art. 14 do Provimento/CSM nº 305/2014:

“Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume ou por motivo de ilegibilidade deverão ser apresentados mediante protocolo ao cartório ou secretaria no prazo de 10 (dez) dias, contados do envio de petição eletrônica comunicando o fato, os quais serão devolvidos à parte após o trânsito em julgado.”(grifo nosso)

Após protocolizado o documento, o sistema registrará a pendência da Juntada referente àquele protocolo, que só será encerrada quando da efetiva juntada. Com a apresentação do documento/bem em cartório, o servidor deverá adotar as seguintes providências:

  • Cadastrar o documento ou bem na aba de armas e bens no cadastro do processo
  • Emissão da Certidão de Inviabilidade Técnica de Digitalização, código 900000. Entretanto ela não será liberada nos autos, deverá apenas ser impressa em “PDF”, para posterior digitalização.

ATENÇÃO!!!

NÃO FINALIZAR NEM LIBERAR O DOCUMENTO NA PASTA DIGITAL. DEPOIS DE SALVAR EM PDF O DOCUMENTO DEVERÁ SER EXCLUÍDO DO GERENCIADOR DE ARQUIVOS.

  • Digitalizar a certidão no número da petição, conforme os passos abaixo:

Acessar o menu cadastro –> Petições Intermediárias e Processos Dependentes. Com o número do processo preenchido, na aba Processos dependentes/petições diversas localizar e selecionar a petição com protocolo que se refere ao documento ou ao bem que foi apresentado em cartório, cuja digitalização foi inviável e clicar no botão Digitalizar peças:


Feito isso, será aberta a tela de Digitalização de Peças Processuais.

O servidor deverá clicar no botão “origem”, selecionar a opção “arquivo” e, em seguida clicar no botão nova peça, selecionar o tipo de peça 13 – Certidão Cartório. Ao clicar em digitalizar, selecionar a Certidão emitida no item anterior que foi salva em PDF.

Nota-se que no campo Processo na tela de Digitalização de Peças, consta o número com o sequencial 80002, tratando-se, portanto, de petição, cuja peça será a certidão selecionada e digitalizada.

Para efetivar a juntada da petição, após a digitalização da peça da petição, o servidor deverá retornar para a tela Cadastro de Petições Intermediárias e Processos Dependentes e clicar no botão Juntar.

O documento digitalizado será disponibilizado na pasta digital automaticamente e será encerrada a pendência dos autos.

4. DA CARGA DE DOCUMENTO/BEM FÍSICO

Caso seja necessária a remessa/carga por uma das partes ou por terceiro (ex: perito), de documento ou bem físico que não foi digitalizado por inviabilidade técnica e que está acondicionado em cartório, o procedimento deverá ser realizado por meio da ferramenta Carga – Remessa, assim como se faz para processos físicos, porém selecionando a aba “armas e bens”, conforme segue:

No Menu do SAJ Carga, selecionar a opção Remessa. Depois de clicar no botão Novo, preencher os campos relativos à origem e destino:

A seguir, ao informar o número do processo, o sistema emitirá um alerta de que o mesmo é digital, e que somente é permitido a remessa de armas e bens, e pergunta se o usuário deseja continuar. Clicar em Sim:

No campo Descrição da arma/bem selecionar o bem previamente cadastrado, após no o campo Situação do bem selecionar a mesma classificação que o documento foi cadastrado (ex: depositado), em seguida, clicar em adicionar.


Caso haja mais de um documento para ser remetido em um mesmo processo, basta informar novamente o número do processo e selecionar o documento ou bem desejado e clicar em adicionar.

Após inserir todos os documentos ou bens que se deseja efetuar a carga, clicar em salvar e depois em remeter.

O Relatório deverá ser emitido, assinado (fisicamente) pela pessoa que está retirando documento/bem, digitalizado e liberado nos autos para fins de controle de prazo.

Quando ocorrer a devolução do documento ou bem, deve-se receber a carga, no mesmo menu Carga, opção Recebimento, podendo utilizar tanto o campo relativo ao número de registro do lote que está sendo recebido, ou somente o número do processo ao qual está cadastrado o bem/documento devolvido. Deverá selecionar o bem, clicar em “adicionar”, e posteriormente em Receber:

(warning) Não imprima! Orientação sujeita a alterações.

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