Digitalização do acervo físico

1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Os processos que foram distribuídos antes implantação do Processo Eletrônico podem tramitar fisicamente até a sua conclusão, todavia, o juiz pode determinar a digitalização dos autos e, para isso, deve-se observar o disposto no Art. 6º, Parágrafo único, Inc. I, II, II, do Provimento 70/2012:

Art. 6º Observados os critérios “quantidade de páginas” e “tipo de documento” existente nos autos, o Juiz da causa, se entender conveniente, poderá determinar a conversão do processo de formato físico para eletrônico.

Parágrafo único. Realizada a digitalização dos autos do processo, deve-se observar, obrigatoriamente, os seguintes procedimentos:

I – a versão física dos autos será acondicionada em caixa de arquivo devidamente identificada e encaminhada ao setor de arquivo da comarca;

II – na versão eletrônica dos autos será feita a categorização das peças digitalizadas, liberando-se como última página do processo eletrônico uma certidão cartorária, previamente elaborada, com indicação da data em que o processo se tornou eletrônico e o número da caixa de arquivo em que os autos físicos foram acondicionados;

III – proceder a intimação dos procuradores das partes, por meio do Diário da Justiça Eletrônico e, pessoalmente, das Procuradorias Federais e, nas ações de Execução Fiscal, das Procuradorias Estaduais e Municipais, acerca da conversão do processo físico em eletrônico e de que, doravante, o feito só receberá peticionamento encaminhado por meio do portal de serviços deste Tribunal de Justiça.

Esta orientação tratará dos procedimentos a serem adotados pelos cartórios para cumprimento do disposto acima para tornar os processos físicos em processos digitais.

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2. DA REGULARIZAÇÃO DE PENDÊNCIAS E OUTROS CUIDADOS ESPECIAIS ANTES DA DIGITALIZAÇÃO

Para que um processo físico seja digitalizado é necessário que as pendências existentes sejam todas cumpridas.

2.1 Processos em carga

Se o processo estiver em carga com Advogado, Concluso, com Ministério Público, com a Defensoria Pública, em Grau de Recurso ou Arquivado, o sistema impedirá que ele seja convertido para o formato digital. Então, só devem ser digitalizados quando retornarem para o cartório.

Os processos físicos conclusos não serão digitalizados enquanto estiverem em carga. Caso o juiz faça a opção pela digitalização, deve prolatar o ato judicial pertinente à fase processual e devolver os autos em Cartório, caso contrário, permanecerá físico até a sua restituição.

2.2 Processos com audiência designada na pauta

Esse fato não impede a digitalização do processo, entretanto, recomenda-se que o mesmo seja digitalizado somente depois da audiência, a fim de evitar quaisquer prejuízos.

2.3 Processos com pendência de juntada

Todas as pendências de juntada deverão ser regularizadas antes de tornar o processo digital.

2.4 AR’s e Mandados

Nesse caso devemos considerar somente aqueles já devolvidos em cartório, tendo em vista que devem ser juntados imediatamente ao processo. Assim, antes da digitalização, faz-se a juntada do(s) AR(s)/Mandado(s).

2.5 Petições para Juntar

Deve-se efetuar a juntada de todas as petições pendentes no processo antes de torná-lo digital.

Caso a digitalização do processo já tenha ocorrido, a digitalização da petição deverá ser feita no número sequencial correspondente à mesma (ex.: 0001053-31.2014.8.12.0999/80000), conforme consta na Orientação Digitalização de Petição ou Documento Físico Protocolado - Ajuste de Pendências.

2.6 Petições já juntadas mas com pendência aberta

Se no processo existirem pendências de juntada mas a petição correspondente já estiver nos autos, deverá ser feita a regularização da pendência após a digitalização do processo, conforme Orientação Inviabilidade Técnica de Digitalização.

2.7 Processos com documentos não confirmados/pendentes de liberação nos autos

Deverá ser realizada a confirmação de todos os documentos emitidos no processo e que ainda não foram confirmados. Acessando pelo “Gerenciador de Arquivos”, pesquisando o processo e selecionar o documento clicando com o botão direito do mouse e escolher a opção “Confirmação da Movimentação”.

2.8 Processos dependentes no subfluxo de petições intermediárias sem o devido cadastro

Os processos dependentes, quando da digitalização do processo principal, irão para a fila “Ag. Análise – Incidente Processual”, no SubFluxo de Petições Intermediárias, de onde deverá acionar a atividade “Encaminhar para Providências”, o que coloca o processo dentro do subfluxo de processos.

2.9 Processos em grau de recurso

Os processos que se encontram em grau de recurso só serão digitalizados após retornarem do Tribunal de Justiça.

3. DA DIGITALIZAÇÃO DAS PEÇAS

Após a regularização das pendências, passa-se à digitalização e categorização das peças do processo físico.

As peças que formarão os autos do processo digital serão escaneadas e categorizadas individualmente. Esta rotina garante que a peça categorizada seja identificada no momento da visualização da pasta digital, sem que haja necessidade de abrir página por página.

Para iniciar a digitalização das peças de um processo físico, abrir a tela de “Digitalização de Peças Processuais”, digitar o número dos autos e escolher nos campos:

• Origem: “scanner”;
• Origem do papel: “mesa” ou “alimentador automático”.
• Perfil do documento, uma das opções:
  • “Preto e branco” para os documentos em geral;
  • “Tons de cinza” para os casos em que os originais precisam ser melhorados e,
  • “Colorido” somente para os casos específicos em que seja extremamente necessário que o documento fique em cores.

Feito isso, selecione o botão de atividade "nova peça".

Confira as orientações na figura que segue:

Escolher a opção “Scanner” e selecionado o botão “nova peça” abrirá a janela “Escolha o Tipo de Documento a ser Digitalizado" contendo a relação para seleção do “tipo de documento”.

Inserir as peças a serem digitalizada no scanner, clicar em “digitalizar” e digitalizar todas as páginas em uma única peça, devendo deixar para categorizá-las somente após “salvar”, isso agiliza a digitalização.

Os grampos, clipes ou outros elementos deverão ser retirados, para que não danifiquem o equipamento.

4. DA CATEGORIZAÇÃO DAS PEÇAS

Digitalizadas todas as páginas do processo, ANTES de assinar e liberar na pasta digital, passa-se à categorização das peças.

Para liberar as peças na pasta digital, o servidor observará atentamente a nomenclatura escolhida para cada peça na mesma ordem do processo físico, categorizando-a da forma mais específica possível, respeitada a ordem cronológica dos atos.

A categorização será feita clicando-se com o botão invertido do mouse sobre a página, selecionar em seguida a opção “Recategorizar para outro tipo de documento”, em seguida escolher o nome da peça, que deve ser correspondente a do processo físico (ex: petição intermediária, mandado, etc)

Abrirá a janela “Tipo de Documento Digital", para escolha do nome correspondente à peça, lembrando que deverá ser a mesma dos autos físicos:

Se for necessária alguma redigitalização, a folha física deve ser colocada novamente no scanner. Selecionada a página a ser redigitalizada e, com o botão invertido do mouse, escolher a opção “Redigitalizar”.

Concluída a categorização e verificada a visibilidade de todas as páginas, assinar e liberar as peças que passarão a fazer parte da pasta digital.

5. TORNAR O PROCESSO DIGITAL

Digitalizadas, categorizadas e liberadas todas as peças do processo, o servidor tornará o processo digital por meio do menu “Cadastro → Tornar Processo Digital”, conforme mostra a figura adiante.

Na tela seguinte, inserir o número do processo. No campo “Fluxo de trabalho” lançar a competência (específica ou mista) e no campo “Fila de trabalho”, o código “86 – Ag. Análise Secretaria/Cartório”. Após clicar em Salvar as informações.

6. DO ACONDICIONAMENTO DA VERSÃO FÍSICA DOS AUTOS

Os autos físicos serão encaminhados para a sala de arquivo. O controle acerca do encaminhamento e do recebimento destes autos no arquivo, será feito fora do SAJ-PG, isto porque, no sistema, os autos (digitais) permanecerão ativos.

As caixas deverão conter uma etiqueta de identificação com a relação do número de todos os processos ali armazenados.

7. DA CERTIDÃO DE DIGITALIZAÇÃO DOS AUTOS

Tornados os autos digitais, deverá o servidor incluir, como última peça do processo digital, certidão cartorária informando acerca da nova situação dos autos, conforme modelo constante no SAJ, sob o código “501548 – PJMS - JCR – Certidão de Digitalização”, com a seguinte movimentação vinculada: “50314 – certidão cartorária”.

8. DA INTIMAÇÃO DAS PARTES ACERCA DA DIGITALIZAÇÃO DOS AUTOS

Concluída a digitalização do processo físico, as partes e advogados serão intimados sobre a nova condição dos autos, bem como, que o peticionamento para o processo, a partir de então, será feito exclusivamente por meio do portal de serviços, no sítio do Tribunal de Justiça do Mato Grosso do Sul, conforme artigo 6º, parágrafo único, III, do Provimento 70/2012 da Corregedoria-Geral de Justiça de Mato Grosso do Sul.

9. CUIDADOS ESPECIAIS APÓS TORNAR O PROCESSO DIGITAL – MOVIMENTAÇÕES

9.1. Processos na fase de decurso de prazo

Os processos em que a fase, quando da digitalização, for decurso de prazo, deverão receber atenção redobrada, pois o prazo indicado não poderá ser RENOVADO.

a) Processo com prazo em curso

Os prazos lançados para processos físicos que serão digitalizados serão mantidos, é vedada sua renovação no SAJ, ou seja, em sendo a última movimentação “50566 – Prazo em curso”, a pendência e a quantidade de dias para o vencimento deverão ser preservados, mantendo-se inalterado o fluxo de trabalho. Assim, se decorreu parte do prazo, deverá ser lançado apenas o prazo restante. O processo eletrônico deve ser movido para a fila de trabalho correspondente à fase em que se encontrava quando físico, por exemplo: “7 - Ag. Decurso de Prazo”. Inserir nos campos a informação do ato de que aguarda o prazo, a data inicial do prazo, o prazo para o ato e a data final, todos devem corresponder ao prazo em que encontrava os autos físicos. Conforme modelo que segue:

b) Processos com prazo vencido

Processo com prazo vencido será digitalizado somente após a juntada da pendência ou a certificação do decurso do prazo.

9.2 Processos na fase publicação de ato no Diário da Justiça

Realizada a digitalização do processo físico, conforme os passos descritos acima, este deve ser encaminhado para a fila de trabalho correspondente. Os processos que se encontram pendentes de encaminhamento de publicação ao Diário da Justiça para intimação de advogados, devem ser movidos para a fila: “34 – Aguardando encaminhamento para publicação”. Essa fila não possui movimentação automática, portanto, a movimentação “50561 – Emissão de relação” deverá ser lançada manualmente nos autos. Caso a matéria já tenha sido encaminhada ao diário, o processo deve ser movido para a fila “9 – Ag. Publicação”. Essa fila não possui movimentação automática, contudo, a movimentação “50562 – Relação encaminhada ao DJ” já foi lançada automaticamente nos autos quando do encaminhamento para publicação, sendo desnecessário lançá-la novamente.

9.3. Processos na fase de expedição de documentos

No caso específico da expedição de documentos, há no fluxo de trabalho diversas filas para a separação das expedições. Concluída a digitalização e a estruturação da pasta digital, o processo deve ser movido para a fila relacionada à expedição que se encontra pendente de realização.

9.4. Processos na fase de aguardando cumprimento de pena

No fluxo de trabalho estão separadas as filas relacionadas aos diversos tipos de cumprimento de pena. Concluída a digitalização do processo de execução criminal com a digitalização de todas as peças que o compõem, deve-se mover os autos para as filas relacionadas ao cumprimento de pena pertinente.

a) Regime fechado

Os processos em que os réus estão cumprindo pena em regime fechado, ficarão acondicionados na fila “143 – Ag. Cumprimento de Pena – Fechado”. O prazo a ser indicado corresponde ao tempo necessário para alcançar o próximo benefício, de acordo com o último cálculo de pena elaborado.

b) Regime semiaberto

Os processos em que os réus estão cumprindo pena em regime semiaberto ficarão acondicionados na fila “140 – Ag. Cumprimento de Pena – Semiaberto”. O prazo a ser indicado no SAJ-PG corresponde ao do próximo benefício, entretanto, nos casos excepcionais em que seja concedido ao sentenciado o direito de cumprimento da pena, mediante apresentação periódica em Juízo, o prazo será o da próxima apresentação.

c) Regime aberto

Os processos em que o réu está cumprindo pena em regime aberto ficarão acondicionados na fila “144 – Ag. Cumprimento de pena – Aberto”. O prazo a ser indicado no SAJ-PG será o do próximo benefício ou, no caso de apresentação periódica em Juízo, o da próxima apresentação.

d) Suspensão do Processo

Os processos em que houve a suspensão condicional do processo ficarão acondicionados na fila “122 – Ag. Cumprimento da Suspensão Condicional Processo”. O prazo a ser indicado no SAJ-PG será o da próxima apresentação em juízo, quando houver. Nos casos em que o processo for aguardar apenas o transcurso do prazo da suspensão ou em que o cumprimento for deprecado a outra comarca por meio do encaminhamento da Carta Precatória, a movimentação será “245 – provisório” e, no prazo, o período da suspensão.

e) Suspensão da Pena

Os processos em que houve a suspensão condicional da pena ficarão acondicionados na fila “150 – Ag. Cumprimento da Suspensão Condicional da Pena”. A movimentação será selecionada de acordo com a determinação judicial, ou seja, se for aguardar apenas o transcurso do prazo da suspensão a movimentação será “245 – Provisório” e, no prazo, o tempo da suspensão. Determinada a apresentação periódica em Juízo, o prazo a ser indicado no SAJ-PG será o da próxima apresentação, selecionando-se a movimentação “50566 – Prazo em curso”.