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1. INFORMAÇÕES GERAIS

Portaria nº 1.746/2020, da Presidência do TJMS (alterada pela Portaria nº 1.756/2020) prorrogou o Regime de Plantão Extraordinário e estabeleceu novas regras de suspensão dos prazos dos processos judiciais, durante o período emergencial decorrente da pandemia do Coronavírus – COVID-19, na forma das Resoluções nº 314/2020 e nº 318/2020, ambas do CNJ, prevendo em seus arts. 7º e 8ª o seguinte:

Art. 7º As audiências em primeiro grau de jurisdição, a partir de 04 de maio de 2020, poderão ser retomadas pelo sistema de videoconferência, vedada a realização de ato que exija a presença física de advogados, partes e testemunhas.
Art. 8º Para realização das sessões do Tribunal de Justiça e das Turmas Recursais, bem como das audiências em primeiro grau de jurisdição, está assegurada a utilização da ferramenta Cisco Webex, disponibilizada pelo Conselho Nacional de Justiça por meio de seu sítio eletrônico, bem como a ferramenta Google Meet disponibilizado pelo Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul.

A Secretaria de TI conseguiu junto ao Google o fornecimento de licenças a todos os usuários do PJMS para utilização do seu pacote Office, o G Suite, gratuitamente, por um período de 3 meses, no qual está inclusa a ferramenta de videoconferências Google Meet. Ela permite criar reuniões por vídeo com até 250 pessoas, tanto pelo computador quanto por dispositivos móveis. A princípio, está Está prevista a colaboração até 2029/0609/2020, após essa data as contas e os respectivos conteúdos serão eliminados

Status
colourRed
title(ATUALIZADO EM 26.06.2020)


Info
titleINFORMAÇÃO!

Apenas o servidor responsável pelo cumprimento dos atos da videoconferência precisa ter acesso ao pacote do Google com o Meet. Os demais participantes terão acesso à sala de videoconferência por meio de link disponibilizado ou pelo site do Meet. Portanto, esta plataforma pode ser utilizada para que membros de outros órgãos (Ministério Público, Defensoria Pública, etc.) participem à distância do ato, ou para outros casos de acordo com a determinação do magistrado.

Tendo em vista a enorme procura no período da pandemia, o Sistema Nacional de Videoconferência do CNJ encontra-se sobrecarregado podendo comprometer a realização da audiência, além de restringir muito o número de usuários, por esta razão recomenda-se a utilização da ferramenta Google Meet. 

O sistema Polycom pode ser utilizado apenas com participantes que também possuam o sistema (vide orientações da aba VIDEOCONFERÊNCIA).

1.1. DICAS PRÁTICAS PARA A REALIZAÇÃO DAS AUDIÊNCIAS DURANTE A PANDEMIA 
Status
colourRed
title(ACRESCENTADO EM 26.06.2020)

A escolha do sistema para a realização de videoconferência durante o período da Pandemia deve levar em consideração o entendimento do magistrado, o caso concreto e a eficiência da internet local dos participantes.

Info
titleIMPORTANTE!

Eventuais problemas técnicos com os equipamentos e sistemas podem ser solucionados por meio de abertura de chamado à STI, na página da intranet de Atendimento Digital.

Caso necessário auxílio técnico durante a realização da audiência, é importante selecionar a Flag "Em audiência/sessão" no cadastro do chamado, para que o pedido seja atendido com prioridade.

1.1.1. Intimação das partes e demais participantes 
  • Caso utilizado o Google Meet ou aplicativo semelhante, o servidor deve se atentar para o cumprimento das providências de intimação da audiência:
    • Inserir o link de acesso à sala de videoconferência, bem como instruções de como acessar o sistema;
    • Para os casos de intimação via Mandado, acrescentar observação para que o Oficial de Justiça solicite o e-mail e telefone do participante, para incluir no agendamento da videoconferência; 
    • Informar a parte que se for utilizar o celular para fazer a videoconferência, é necessário instalar o aplicativo "Google Meet", disponível na App Store (Iphone) ou Play Store (Android).
  • Recomenda-se elaborar um roteiro/manual para ser encaminhado junto com o Mandado ou por e-mail, com as orientações de como são feitas as videoconferências na vara, incluindo como utilizar o sistema que será utilizado para participar da videoconferência pelo celular.
  • Caso necessário, entrar em contato com os participantes antes de começar a audiência, para verificar se estão todos disponíveis e realizar testes individuais.
  • Caso o participante esteja custodiado em presídio e não tenha acesso a e-mail, o link pode ser ditado ao agente penitenciário por telefone. 
1.1.2. Pregão da Audiência
  • É importante realizar a conferência da pauta de audiências com antecedência, para verificar se todos estão cientes da forma como será realizada a videoconferência.
  • Para uma maior segurança, o pregão dos participantes pode ser feito por meio de apresentação do documento pessoal com foto pelo vídeo.
1.1.3. Juizados Especiais
  • No âmbito dos Juizados Especiais, há decisão do Conselho de Supervisão dos Juizados, com orientação para padronizar os procedimentos a serem realizados durante o período da pandemia.

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nameDecisão CSJE.pdf
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CLIQUE NA FIGURA

2. REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO DO GOOGLE MEET

2.1. Requisitos Técnicos

2.1.1. Para criar a sala de videoconferência 

É necessário fazer login em uma conta do G Suite utilizando o e-mail institucional. Qualquer pessoa dentro ou fora do quadro do TJMS pode participar da videoconferência selecionando o link ou digitando a identificação da reunião. Pessoas não convidadas fora do TJMS precisam ser aprovadas por um participante da reunião, inclusive os usuários que não fizeram login em uma conta do G Suite. 

2.1.2. Para participar de uma videochamada 

É necessário um navegador da Web compatível ou o uso do app Meet para dispositivos móveis. Não é necessário ter uma conta do G Suite.

  • Sistemas operacionais compatíveis (versão atual e duas versões principais anteriores):  Apple macOS, Microsoft Windows, Chrome OS, Ubuntu e outras distribuições Linux baseadas no Debian.
  • Navegadores Compatíveis: Navegador Chrome; Mozilla Firefox;  Microsoft Edge e  Apple Safari. O Meet tem compatibilidade limitada com o Microsoft Internet Explorer 11. 

Nos dispositivos móveis com sistema Android, os aplicativos do G Suite já vêm instalados. Basta conectar com a conta institucional, e o usuário pode acompanhar as reuniões pelo celular. No sistema iOS, também é possível fazer o download do aplicativo "Google Meet".

2.1.3. Permitir que o Meet use a câmera e o microfone 

Para usar o Meet, é necessário permitir o acesso à câmera e ao microfone do computador. No primeiro uso do Meet, ao iniciar a videoconferência será solicitada a permissão, basta então clicar em "Permitir".

Se o acesso não for solicitado ou se você tiver bloqueado o acesso anteriormente, poderá mudar as configurações.

  • Em um navegador da Web, acesse a página inicial do Meet.
  • Clique em Iniciar uma nova reunião.
  • No canto superior direito, clique em Câmera bloqueada Mídia não permitida.
  • Clique em Sempre permitir que https://meet.google.com acesse sua câmera e seu microfone.
  • Clique em Concluído. A conexão com a videochamada será estabelecida automaticamente. Se você não vir a atualização, saia da reunião e acesse-a novamente.

2.2. Solicitação de Acesso  

O login de acesso para o servidor que será responsável por gerenciar a ferramenta deve ser solicitado à STI, por meio de abertura de chamado. Os demais participantes não precisam estar logados no sistema, basta que possuam os requisitos técnicos e na data e hora designada acessem o link disponibilizado.

Na confirmação da concessão do acesso, serão enviadas as informações necessárias para logar no sistema que se dará pelo site https://meet.google.com/.

O usuário será o e-mail institucional e a senha inicial fornecida terá que ser trocada no primeiro acesso, por uma diferente das já utilizadas nos demais sistemas do TJMS.

3. CRIAÇÃO DA SALA DE VIDEOCONFERÊNCIA

Para realizar uma audiência por videoconferência utilizando o Google Meet apenas o servidor responsável pelo cadastro da videoconferência precisa ter login na plataforma, pois os demais participantes tem acesso por meio de links, portanto, esta ferramenta pode ser utilizada com a participação de membros de órgãos externos, partes, advogados e testemunhas, atendendo a vedação durante o período de Regime de Platão Extraordinário de realização de ato com presença física dos participantes.

No Google Meet o evento é a "sala de audiência" e pode tanto ser criado com antecedência (pela agenda do google) quanto na hora designada para a audiência (pelo site https://meet.google.com/). 

Assim, o servidor/assessor responsável pelo cadastro, tem duas alternativas:

  1. Incluir o evento na sua agenda Google e adicionar os participantes. Dessa forma, é possível no ato de intimação encaminhar o link com as instruções para o acesso.
  2. Iniciar o evento imediatamente (na data e hora designada para realizara a audiência) e encaminhar o link do evento para os participantes por algum outro canal de comunicação (e-mail, whatsapp, etc).


Warning
titleATENÇÃO!

Antes de iniciar o agendamento ou um evento, o servidor deve se atentar para logar no Google Meet com sua conta institucional

3.1. Agendamento prévio da videoconferência na Agenda do Google


Warning
titleATENÇÃO!

Sempre que for necessário utilizar a sala de videoconferência do fórum/presídio deverá ser feito o agendamento no Sistema de Agendamento, independente do sistema de videoconferência que será usado. Vide Tutoriais da STI sobre o novo Sistema de Agendamento. 

Status
colourRed
titleINSERIDO EM 23.06.2020

Para agendar previamente a videoconferência pelo Google Meet, entre na Agenda Google da sua conta institucional, clicando na matriz do Google ou pelo link direto, estando atento que realmente está em sua conta institucional.

Na agenda, clique em "Criar" (1) e, em seguida, clique em "Mais opções" (2), para que se abra a tela com o formulário completo do cadastro.

Na tela do formulário completo:

a) Adicione os dados do evento básicos da videoconferência: título, data, horário e local;

b) Clique em "Adicionar Videoconferência" > Google Meet, para tornar o evento em uma videoconferência;

c) Como descrição insira os dados do processo e do ato que será realizado;

d) Adicione os convidados cujo e-mail você já tem no lado direito da tela. Basta digitar o e-mail e dar "Enter" no teclado. Posteriormente o cadastro poderá ser editado para inserir novos convidados;

e) Clique em "Salvar".

Após salvar, na tela que abrir-se-á, clique em "Enviar", para que os participantes recebam por e-mail os dados do agendamento.

Warning
titleATENÇÃO! FALHA NO ENVIO DO E-MAIL A SERVIDORES DO TJMS!

Status
colourRed
titleACRESCENTADO EM 15.6.2020

(thumbs down) Os dados do agendamento realizado no Google Meet não estão sendo enviados automaticamente para os e-mails funcionais dos servidores do TJMS

Segundo a STI, o Google encaminha os convites usando como remetente o e-mail do servidor que criou o evento, e o antispam do Tribunal entende que não foi enviado pelo próprio servidor e o barra por considerar tentativa de email spoofing. 

Assim, quando necessário enviar convite para um e-mail funcional de servidor do TJMS, após finalizado o agendamento, deverá ser enviado o link com o endereço da videoconferência por e-mail funcional ou por outro meio de comunicação (aplicativos de celular, por exemplo).  

(thumbs up) O Google Meet está enviando normalmente e-mails a endereços eletrônicos particulares dos servidores do TJMS ou de pessoas externas ao Órgão.

Caso surja uma janela perguntando se deseja convidar pessoas não pertencentes à sua organização, clique em "Convidar pessoas externas". Do contrário, tais participantes não receberão o e-mail convite. 

Assim, as partes que foram adicionadas no agendamento receberão automaticamente por e-mail os dados da videoconfência cadastrada.

Caso haja participantes que não foram inseridos o e-mail no cadastro da agenda, é possível copiar o link da sala e enviá-lo com as demais informações por outro meio (Mandado, Carta, WhatsApp, etc,). O link fica disponível nas informações do agendamento, logo abaixo do link "Entrar com o Google Meet", ou pode ser copiado na própria tela da sala.


Warning
titleATENÇÃO!

Foram recebidas diversas reclamações sobre o não recebimento do e-mail de convite para a Videoconferência, sendo assim, recomenda-se entrar em contato com o convidado ou com o advogado para confirmar o recebimento do e-mail contendo o link. 

Status
colourRed
titleATUALIZADO EM 8.6.2020

Caso o convidado tenha recebido o e-mail mas não conste o link, ele deverá ser orientado a verificar a configuração do seu e-mail (principalmente se for aberto pelo celular) para ver se houve o carregamento parcial das informações na correspondência. Neste caso, poderá constar do e-mail uma nota dizendo que ele foi carregado parcialmente.

Pode ocorrer também de o e-mail de convite ser encaminhado para a pasta de Lixo Eletrônico, portanto, caso alguma parte informe que não o recebeu, solicite que verifique a referida pasta.


Tip
titleDICA!
Para imprimir o comprovante do agendamento, basta acessar a agenda do Google → clicar sobre o cadastro da videoconferência → na tela de informações, clicar no ícone de três pontos → clicar na opção "Imprimir" e abrirá o Comprovante do Cadastro com as informações para salvar em PDF.
3.1.1. Edição do Agendamento

Após a conclusão do cadastro da videoconferência é possível editá-lo para alterar as informações, incluindo a data e o horário.

Ao clicar, sera aberta novamente a tela do formulário de cadastro. Após fazer as alterações necessárias, clique em "salvar".

Ao salvar, abrirá janela com a seguinte mensagem: "Você quer enviar e-mails de atualização para os convidados atuais do Google Agenda?". Insira qual a alteração realizada e Clique em "Enviar" para que os participantes sejam informados.

3.1.2. Realização da Videoconferência Agendada

Na hora previamente agendada para realização, o servidor pode entrar na sala de videoconferência por meio da própria agenda do Google da conta institucional.

Na pauta da agenda terá que clicar sobre o cadastro da audiência → clicar no link "Entrar com o Google Meet" na janela de informações que abrir.

 Será aberta a tela inicial e, para efetivamente entrar na sala de videoconferência, é necessário clicar em "Participar Agora".

3.2. Criação direto no site do Google/Meet para imediata realização

Acesse o Google Meet diretamente pelo link https://meet.google.com ou entre no seu Gmal institucional, clique na matriz de aplicativos do Google e localize o ícone do Google Meet.

Clique em "Participar/Iniciar uma reunião".

Digite seu nome ou apelido como deseja ser chamado durante a reunião para criar ou deixe em branco para manter seu nome do perfil do Google.

Na tela seguinte, clique no ícone "Participar Agora". Não use a opção "Apresentar", pois esta não permite a interação com os participantes.

Após, copie o link de acesso para encaminhar aos demais participantes ou pode ser utilizada a opção "Adc. pessoas", para encaminhar por e-mail o convite.

3.3. Adicionando Participantes à videoconferência

Após o início da videoconferência é possível adicionar novos participantes. Caso já tenham sido adicionados todos os participantes previamente, não haverá necessidade de adicionar.

Assim, caso seja necessário adicionar novos participantes durante a realização, como por exemplo uma testemunha, clique em no símbolo   no canto superior direito →  "Adicionar Pessoas" e insira o e-mail do participante ou basta copiar os dados do evento (link ou telefone de acesso) no próprio evento, clicando no canto inferior esquerdo no nome da sala, e repassar ao participante. 


3.4. Cancelamento do cadastro da videoconferência

Caso haja o cancelamento da videoconferência, o cadastro no Google Meet deverá ser excluído.

Para excluir, abrir a pauta da agenda do Google e clicar sobre o cadastro da audiência, então, na janela de informações, clicar no ícone "Excluir evento".

Em seguida, aparecerá janela com a mensagem: "Você quer enviar e-mails de cancelamento para os convidados do Google Agenda?", na qual deverá ser inserido o motivo da exclusão e, então, clique em "Enviar", para que, independente dos atos intimatórios caso seja referente a processo em andamento, o participante seja informado sobre o cancelamento da videoconferência.

4. COMO PARTICIPAR DE UMA VIDEOCONFERÊNCIA PELO GOOGLE MEET 

Existem duas formas para as partes e demais participantes entrarem na sala de videoconferência: usando o link disponibilizado pelo criador ou diretamente no site do Meet.

a) Participar usando o URL do link da reunião
Basta clicar no URL do link de reunião encaminhado por mensagem de texto ou e-mail  e clicar em "Participar agora", para participar da videoconferência.
Será necessária a aprovação de um participante se não for membro ou servidor do TJMS ou não tiver uma Conta do Google.

b) Participar pelo site do Meet
No site do Meet, digitar o código ou apelido da reunião, seguindo estas etapas:
1. Em um navegador da Web, digite https://meet.google.com.
2. Clique em "Participar/iniciar reunião".
3. Digite o código ou o apelido da reunião (o código da reunião é a string no final do link da reunião, incluindo os hifens).
4. Clique em Continuar e em "Participar agora".


Info
titleINFORMAÇÃO!

Para utilizar o celular para fazer a videoconferência, é necessário instalar o aplicativo "Google Meet", disponível na App Store (Iphone) ou Play Store (Android).

Durante a realização da videoconferência é disponibilizado Chat para os participantes. Para abri-lo, clicar em Chat Bater papo (canto superior direito).

5. GRAVAÇÃO DA VIDEOCONFERÊNCIA

O ato poderá ser gravado utilizando o sistema "OBS Studio", da mesma forma como realizado nas videoconferências pelo Polycom, conforme orientação Gravação e Importação da Audiência.

Info
titleINFORMAÇÃO!

Sugere-se que seja utilizado o sistema "OBS Studio" ou o "Auto Screen" para realizar a gravação, pois com eles é possível gravar toda a tela da sala, com todos os participantes,  enquanto na ferramenta disponibilizada pelo Google Meet a gravação mostra apenas o participante que está falando no momento.

O Google Meet possui ferramenta própria para gravação. Assim, caso a função de gravação esteja disponível, a videoconferência poderá ser gravada e salva no Google Drive.  Contudo, só está disponível na versão para computador do Meet. Os usuários de apps para dispositivos móveis recebem uma notificação quando a gravação é iniciada ou interrompida, mas não a controlam.

  • Para iniciar a gravação, após abrir a videoconferência e ser autorizado o inicio da gravação clique no menu "Mais Mais"e depois"Gravar reunião" e a guarde a gravação começar (os outros participantes recebem uma notificação quando a gravação é iniciada ou interrompida).
  • Para interromper a gravação, clique no menu "Mais Mais"e depois"Interromper gravação" e confirme a interrupção (A gravação é interrompida quando todos saem da sala).

A gravação será salva no Meu Drive > pasta de gravações do Meet (Meet Recordingsdo organizador da videoconferência. 

Warning
  • O Google deixou de enviar o e-mal comunicando que a gravação foi disponibilizada. 
    Status
    colourRed
    titleACRESCENTADO EM 8.6.2020
  • A gravação não fica disponível de imediato no Drive, quanto mais longa mais demorará para que fique disponível.
  • Havendo interesse na sua disponibilização imediata, recomenda-se gravar a audiência com o sistema OBS Studio.

Por padrão, as gravações são salvas com nome referente a data e horário da realização. As mensagens enviadas pelo Chat durante a gravação também serão salvas.

Para fazer o download do arquivo, na pasta "Meet Recordings" abra a gravação e clique em "Fazer download ", no canto superior direito da tela, e salve na pasta desejada.

Para importar a gravação para Processo no SAJ, é necessário converter o arquivo no WinFF, do modo orientado nos itens 2 e 3 da orientação Gravação e Importação da Audiência.

Info
titleINFORMAÇÕES!
  • Se a gravação começar no horário programado da reunião, ela será vinculada automaticamente ao evento do Agenda. Os participantes que estiverem na mesma unidade organizacional do organizador da reunião terão acesso automático à gravação.
  • As pessoas fora do TJMS, os usuários de apps para dispositivos móveis e as pessoas que ligam para uma videochamada usando um telefone recebem uma notificação quando a gravação é iniciada ou interrompida, mas não a controlam.
  • Não é possível gravar quando você participa apenas fazendo uma apresentação, por exemplo, usando um laptop já conectado à sala de videoconferência. Participe da videochamada primeiro, comece a apresentação e depois inicie a gravação.


(warning) Evite impressões! Consulte sempre o GPS. Orientação sujeita a alterações.

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