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1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS: FLUXO DE TRABALHO E SUBFLUXOS

O fluxo de trabalho corresponde a um agrupamento de subfluxos e filas de trabalho que visa à organização e acompanhamento do trâmite de processos e documentos. O fluxo não se limita unicamente a processos, podendo contemplar operação com ARs, mandados, ofícios, sentenças e outros tipos de objeto para os quais se deseje realizar o acompanhamento através das filas de trabalho.

O subfluxo é uma divisão do fluxo que permite o agrupamento das filas de trabalho destinadas ao controle de um tipo de objeto.

Assim, cada objeto terá um subfluxo próprio, com filas de trabalho específicas. Podem ser criados subfluxos para cada categoria de documento: mandados, ofícios, despachos etc.

2. SUBFLUXO DE PETIÇÃO INTERMEDIÁRIA

As petições intermediárias protocoladas podem ser controladas pelo fluxo de trabalho até que sejam entranhadas, apensadas ou liberadas no processo principal.

Quando a petição intermediária é protocolada, seu registro aparece no subfluxo de petições intermediárias, e vai evoluindo em suas filas conforme o estado em que se encontra a petição, mas tudo isso, em regra, sem interferência do usuário (ag. cadastramento, digitalização, conferência, juntada).

O subfluxo de Petições Intermediárias apresentará basicamente as filas de trabalho a seguir:

2.1. Pendências no Subluxo Petição Intermediária 

O subfluxo de petições intermediárias deve ser observado com cautela, pois, via de regra, as petições intermediárias, após juntadas nos processos, não ficam mais no subfluxo.

Quando as petições permanecem na fila, pode ser:

• petição física protocolada em processo eletrônico - tem que proceder à digitalização da petição, não no processo, mas no protocolo da petição;
• petição de incidente / recurso - que depende de ação do usuário para ir pra frente - atividade Encaminhar para providências;
• petição física em processo digital, mas que foi protocolada quando o processo ainda era físico e a petição não foi juntada da maneira correta;
• petição física em processo digital, na mesma linha do exemplo anterior, mas que o processo voltou a ser físico, daí o sistema entende que ela precisa ser impressa;
• pode ser também simplesmente erro do sistema.

Para saber o que é tem que verificar processo por processo, petição por petição. 

Recomenda-se que se verifique na tela de cadastro de petições intermediárias, lá aparecerão todas as petições já protocoladas no processo, e quais foram juntadas da forma correta ou não, sejam físicas ou digitais.

2.2. Cadastro de Incidentes e Recursos (Processos Dependentes) no Subfluxo Petição Intermediária

O cadastro de alguns incidentes/recursos gerará um processo dependente que será direcionado para o subluxo Petição Intermediária.

A seguir, serão apresentados dois exemplos de incidentes, um instaurado pelo peticionamento eletrônico e outro cadastrado pelo próprio cartório, a fim de demonstrar resumidamente o trâmite dos processos dependentes no subfluxo de petição: 

a) Incidente Processual instaurado por Peticionamento Eletrônico

Sendo instaurado o incidente por meio de peticionamento eletrônico intermediário no Portal e-SAJ, na categoria Incidentes, o processo dependente gerado será direcionado para o subfluxo de Petição Intermediária, na fila Ag. Análise - Incidente Processual.

Estando no subfluxo de Petição Intermediária não é possível fazer a devida conclusão, sendo necessário encaminhar o processo para o Subfluxo Processo.

Para tanto, o servidor deverá selecionar o processo referente ao incidente e clicar no botão atividade Encaminhar para Providências.

Atualizando a tela com a tecla F5 do teclado, pode-se verificar que agora o processo está no fluxo de Processo, na fila Ag. Análise da Secretaria/Cartório, a partir da qual poderá ser movimentado normalmente.

b) Incidente Processual cadastrado pelo Cartório

Para cadastrar um incidente em apartado, o servidor do cartório acessará a tela de Petições intermediárias e Dependentes Excepcionais pelo menu CADASTRO do SAJ-PG. 

Por se tratar de petição, o incidente cadastrado é encaminhado para o subfluxo de Petição Intermediária, na fila 9001 – Ag. Digitalização.

O servidor deverá selecionar o processo e, em seguida, clicar no botão de atividade "Digitalizar Peças" para promover o traslado das páginas da decisão judicial para a instauração do incidente.

Após, novamente na tela do subfluxo Petição Intermediária, fila Ag. Digitalização, selecione o processo e depois clique no botão de atividade Encaminhar para análise. 

Ainda no subfluxo Petição Intermediária, o sistema encaminha automaticamente o processo para a fila Ag. Análise – Incidente Processual. 

Na sequência, selecione o processo e clique no botão de atividade Encaminhar para providências, para direcionar os autos para o fluxo de processo. 

Atualizando a tela com a tecla F5 do teclado, pode-se verificar que agora o processo está no fluxo de Processo, na fila Ag. Análise da Secretaria/Cartório, a partir da qual poderá ser movimentado normalmente.

3. SUBFLUXO DE DOCUMENTOS

O subfluxo de documentos permite ao usuário controlar os documentos emitidos nos processos. 

Os documentos que tramitam nos subfluxos estão necessariamente vinculados a um processo e podem ainda estar vinculados a outros documentos. Os documentos emitidos no sistema somente serão inseridos no fluxo de trabalho quando a categoria do documento corresponder a um tipo de objeto controlado pelo fluxo. 

Existem subfluxos diferentes para cada categoria de documento, que serão visualizados de acordo com o nível de acesso do usuário. 

Exemplo do subfluxo Auto:

As principais filas de trabalho de um subfluxo de documentos são:

a) Em Elaboração: são encaminhados para esta fila os documentos emitidos que ainda não foram finalizados.

b) Ag. Assinatura: são encaminhados para esta fila os documentos finalizados, porém ainda não assinados. Cada categoria de documento pode ser configurada para exigir a assinatura de um ou mais tipos de agente, como juiz, escrivão, oficial de justiça etc. De acordo com essas definições, portanto, o documento poderá ser inserido simultaneamente em mais de uma fila de assinatura: por exemplo, ao juiz o documento estará disponível na fila Ag. Assinatura do Juiz e ao escrivão, Ag. Assinatura do Escrivão. Haverá uma fila de assinatura para cada tipo de agente, e os agentes, por sua vez, somente visualizarão as filas para as quais seu perfil de usuário está autorizado.

c) Ag. Liberar nos Autos Digitais: são encaminhados para esta fila os documentos finalizados e assinados, mas que ainda não estão disponíveis a terceiros, pois não foram liberados na pasta digital do processo.

O subfluxo de documentos permite ao usuário controlar os auxilia no controle dos documentos emitidos nos processose, portanto os havendo objetos pendentes eles devem ser analisados. Caso esses documentos estejam devidamente inseridos nos autos, abrir SALT (chamado) junto à STI para promover os ajustes necessários.

 Evite impressões, consulte sempre o GPS. Orientação sujeita a alterações.