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Cabe ao Gestor do Sistema da Videoconferência gerenciar o calendário disponível para agendamento, selecionando os dias e horários em que será possível a realização das audiências por videoconferência, e também confirmando ou não aqueles agendamentos realizados.

Na intranet, acessando o sistema de "Videoconferência", o Gestor seleciona a opção “Gerenciamento de Recursos”:

1. Gerenciamento de horários disponíveis e indisponíveis

Na opção Cadastros > Horários > Novo Horário, o Gestor fará a configuração dos dias disponíveis para realização das Videoconferências:

Após clicar em Novo Horário será exibida janela para escolha dos dias da semana e horários disponíveis:

Os campos da janela acima serão assim preenchidos:

  • RECURSO > selecionar a Comarca da qual é Gestor da Videoconferência;

  • TIPO > selecionar se a configuração será feita por dia da semana ou por uma data específica;

  • DIA DA SEMANA/DATA > esse campo será atualizado conforme seleção do item acima, selecionando o dia da semana desejado ou a data, conforme o caso;

  • HORÁRIO > selecionar o horário que a sala de videoconferência do fórum estará disponível;

  • ATIVO? > marcar sim ou não. Utilizado para ativar ou desativar dia já programado.


Esse procedimento deverá ser realizado para cada intervalo de tempo. Ex.: às segundas-feiras, os horários disponíveis são das 12:00 às 15:00 e das 17:00 às 19:00, então o gestor terá que cadastrar a segunda-feira duas vezes, uma com cada intervalo de horas.

Realizadas as programações de dias e horários disponíveis, estes serão exibidos na aba de Cadastros, lembrando que podem ser editados ou excluídos quando for necessário.

2. Gerenciamento de Agendamentos

Cabe ao Gestor do Sistema, confirmar ou não confirmar todos os agendamentos de videoconferência realizados. Esse procedimento será realizado clicando no link encaminhado para o e-mail do gestor quando da realização do agendamento pela comarca solicitante, ou na opção Agendamentos Gerenciar, dentro do ambiente de Gerenciamento de Agendamentos:

Clicando no último link à direita, o gestor confirmará ou não o agendamento. Lembrando que nos casos de não-confirmação deverá indicar a Justificativa para tal negativa.

Será encaminhado e-mail para o solicitante tanto para a confirmação quanto para a não confirmação do agendamento.

Incumbe ao gestor da comarca: estar presente em todas videoaudiências, verificar se o equipamento está funcionando corretamente, executar os procedimentos técnicos necessários à realização da audiência, conferir a identificação da pessoa a ser ouvida, bem como acompanhar e auxiliar o Juízo solicitante nos limites de suas atribuições.

OBSERVAÇÃO!

  • Em caso de dificuldades com a videoconferência fora do expediente, entrar em contato com o plantonista do Departamento de Infraestrutura de TI por meio do telefone (67) 98466-1352.

  • Em caso de dificuldades com a videoconferência no horário de expediente, solicitar auxílio para o ATI da comarca ou da Central de Serviços de TI, via telefone (67) 3314-1718 ou abrir chamado Suporte TI disponível na Intranet. 

3. Procedimentos durante a realização da videoconferência

Para auxiliar o trabalho do gestor, seguem algumas recomendações de procedimentos:


a) Antes do início da pauta do dia:

  • ligar e testar os equipamentos;
  • posicionar a câmera e o microfone;
  • imprimir a pauta do dia, se possível.


b) Recepção das pessoas a serem ouvidas:

  • conferir os documentos pessoais;
  • verificar a necessidade de separação do réu e da vítima (nos casos em que se aplica e houver interesse);
  • nos casos em que a audiência atrasar, entrar em contato (telefone, pidgin ou e-mail) com a comarca solicitante para confirmar a realização.


c) Durante a audiência:

  • confirmar a comarca que está fazendo a ligação;
  • comunicar o magistrado acerca de eventuais solicitações realizadas (ex.: pedido de oitiva separada do réu e da vítima, por exemplo).


d) Após a audiência:

  • antes de finalizar a conexão, verificar com o magistrado se a pessoa ouvida já pode ser dispensada.


DICA!

Outras sugestão de trabalho:

  • criar um e-mail funcional para a sala de videoconferência;
  • antes do início da pauta do dia, confirmar, por pidgin, a realização das audiências com as comarcas.

(warning) Não imprima! Orientação sujeita a alterações.

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